Nómina en Odoo 19 con localización de Guatemala

1.Cómo usar este manual

Qué encontrará aquí, para quién está escrito y de dónde salen las pantallas que ilustran cada paso.

Este manual explica cómo llevar la nómina completa de una empresa guatemalteca en Odoo 19 con los módulos mrdc_payroll_base y mrdc_payroll_gt. Empieza por los conceptos —qué es una estructura salarial, qué es una regla, qué es una entrada de nómina— y termina en el finiquito de un colaborador que causa baja, pasando por la retención mensual del ISR, las suspensiones del IGSS, el Bono 14, el Aguinaldo y los archivos que hay que entregarle al banco, al IGSS y al Ministerio de Trabajo.

Está pensado para tres perfiles:

1.1 Convenciones

1.2 De dónde salen las capturas

Todas las pantallas de este manual son reales. Provienen de una base de datos de demostración construida específicamente para el manual, con una empresa ficticia —Agroindustrias San Miguel, S.A.— diez colaboradores, siete meses de planilla mensual, catorce quincenas, quince catorcenas, un préstamo, cinco cálculos de ISR publicados, el Bono 14 de julio y una liquidación laboral completa. Los DPI, los números de afiliación al IGSS y los NIT son inventados.

1.3 Qué no cubre este manual

• La contabilidad general de la empresa (plan de cuentas, facturación, impuestos, cierre). Eso está en el Manual de Contabilidad. Aquí solo se explica el asiento que genera la nómina y las cuentas que necesita.
• La gestión de talento (reclutamiento, evaluaciones, asistencia biométrica).
• La asesoría legal. Se citan artículos del Código de Trabajo y de la Ley de Actualización Tributaria como referencia, pero el manual describe lo que hace el software, no lo que obliga la ley en cada caso concreto.

2.La nómina guatemalteca en 10 minutos

El marco legal que el sistema traduce a reglas: descuentos, cuotas patronales, prestaciones y los dos bonos anuales.

Antes de tocar el sistema conviene tener claro qué compone una planilla en Guatemala. Todo lo que verá en las pantallas siguientes es la traducción de estas reglas.

2.1 El salario y el mes de 30 días

El salario mensual pactado en el contrato se entiende por un mes de 30 días, sin importar que el mes calendario tenga 28, 29, 30 o 31. De ahí que casi todas las fórmulas del sistema empiecen con version.wage / 30: ese es el salario diario ordinario.

2.2 Lo que se le descuenta al trabajador

2.3 Lo que paga el patrono además del salario

Las tres son cuotas patronales: no se le descuentan al trabajador y por eso su categoría en el sistema es COMP (aportes de la empresa), no DED. Suman 12.67 % sobre la misma base que la cuota laboral.

2.4 La bonificación incentivo

El Decreto 78-89, reformado por el Decreto 37-2001, obliga a pagar una bonificación mensual de Q 250.00 a todo trabajador del sector privado. Su particularidad es que no es afecta al IGSS ni forma parte del salario para el cálculo de prestaciones, aunque sí es renta afecta al ISR.

En el sistema vive en el campo b37_2001_wage del contrato (por omisión Q 250) y se paga con la regla 372001. Tres casillas del contrato deciden si además se considera para el pasivo laboral y para el valor de la hora extra.

2.5 Las prestaciones anuales

El sistema trabaja las cuatro por dos caminos, y el capítulo 29 explica cuándo usar cada uno:

• Provisión: cada boleta calcula la parte proporcional del mes y la acumula (reglas AGUINALDO, BONO14 e INDEM, en la categoría CAL). Sirve para contabilizar el pasivo mes a mes.
• Promedio: al llegar julio o diciembre se calcula el promedio de salarios del periodo y se paga con una estructura propia. Es el método que la ley describe y el que trae activo el módulo.

2.6 El impuesto sobre la renta de los asalariados

La Ley de Actualización Tributaria grava las rentas del trabajo con dos tramos:

La renta imponible es el ingreso anual del trabajador menos las deducciones: la deducción única sin comprobación, las cuotas del IGSS, el Aguinaldo y el Bono 14 hasta un salario ordinario cada uno, y —si el trabajador las presenta— donaciones, primas de seguro de vida y el IVA de la planilla de bienes y servicios (hasta Q 12,000 al año).

2.7 Las periodicidades de pago

La catorcena es la que más se aleja de lo que Odoo trae de fábrica: los periodos no coinciden con meses, arrancan en un año y terminan en el siguiente, y el salario diario ya no es wage/30 sino wage × 12 / días del año. Por eso el módulo incluye un calendario propio de catorcenas (capítulo 17).

3.Los dos módulos y cómo se reparten el trabajo

Qué aporta mrdc_payroll_base, qué aporta mrdc_payroll_gt y por qué están separados.

La solución son dos módulos encadenados. El primero es agnóstico del país: define el motor, los modelos y los reportes genéricos. El segundo especializa ese motor para Guatemala: tasas, estructuras, reglas, catálogos y los archivos que exigen las instituciones guatemaltecas.

3.1 mrdc_payroll_base — el motor

3.2 mrdc_payroll_gt — la localización

3.3 Dónde queda cada cosa en los menús

4.Configuración de la compañía

El primer paso de toda implementación. Sin estos datos, la mitad de las reglas guatemaltecas no se activa y ningún reporte oficial sale bien.

4.1 Datos generales

En Ajustes → Usuarios y empresas → Empresas abra la ficha de la compañía. Los campos que la nómina realmente usa son:

4.2 La pestaña Nómina

Los dos módulos añaden a la ficha de la compañía una pestaña Nómina y varias pestañas específicas de Guatemala. Es el panel de control de toda la localización y se organiza así:

4.3 Campos de la pestaña Nómina, uno por uno

4.4 Estructura organizativa

Antes de dar de alta a los colaboradores hacen falta tres catálogos básicos, que no son específicos de la nómina pero de los que dependen los reportes:

4.5 Lista de verificación de la compañía

1. País = Guatemala, moneda = GTQ, NIT y razón social completos.
2. Cuentas de ajuste por redondeo definidas.
3. Porcentajes de provisión revisados.
4. Reglas del ISR mapeadas (capítulo 6). Sin esto el ISR se calcula mal.
5. Reglas de la boleta mapeadas (capítulo 7). Sin esto la boleta sale en blanco.
6. Datos del IGSS y centros de trabajo (capítulo 10).
7. Deducción anual del ISR del ejercicio (capítulo 13).

5.Cuentas contables y diario de nómina

Cómo se contabiliza una planilla y qué cuentas hay que preparar antes de la primera corrida.

5.1 El asiento que genera un lote

Al validar un lote, el sistema recorre todas las líneas de todas las boletas y arma un solo asiento. La mecánica es simple: cada regla salarial tiene una cuenta de débito y una de crédito; un importe positivo debita la primera y acredita la segunda.

5.2 Cuentas sugeridas para Guatemala

5.3 Dónde se define la cuenta de cada regla

Hay tres niveles, y el sistema los evalúa en este orden:

1. Configuración contable del contrato. Si el contrato del colaborador tiene asignada una Configuración de Cuentas Contables, esa manda. Sirve para centros de costo: el mismo puesto imputa a cuentas distintas según la planta.
2. Distribución múltiple de la regla. La regla puede repartir su importe entre varias cuentas por porcentaje (por ejemplo, 60 % a producción y 40 % a administración).
3. Cuentas de la regla. El caso normal: la cuenta de débito y la de crédito escritas en la propia regla salarial.

5.4 El diario

El diario donde se registra el asiento se toma de la estructura salarial, no de la compañía. Cada estructura tiene su campo Diario Contable.

6.Reglas salariales para el cálculo del ISR

El mapeo que le dice al motor de ISR qué línea de la boleta es ingreso, cuál es IGSS y cuál es la retención.

El cálculo del ISR no lee la boleta por adivinanza: lee las reglas que usted le indique en la pestaña Configuración Reglas Salariales ISR. Son siete grupos.

6.1 Qué no debe entrar

• Viáticos (TRAVEL): son reintegro de gastos, no renta. Déjelos fuera.
• Cuotas patronales (IGSSP, IRTRAP, INTECAPP): no son ingreso del trabajador.
• Provisiones (AGUINALDO, BONO14, INDEM): son apuntes de cálculo, no pagos. El Bono 14 y el Aguinaldo entran al ISR por otra vía, con su porción exenta (capítulo 26).
• Suspensiones del IGSS (SUSPSO, BSUSPSO): decida con su asesor; el subsidio del IGSS no es salario.

7.Reglas de la boleta de pago

Cómo se agrupan los conceptos que ve el colaborador, en el PDF y en el portal.

7.1 Los grupos estándar

La boleta no lista una línea por regla: agrupa. En la pestaña Configuración Reglas Salariales Boleta se decide qué regla cae en qué grupo.

7.2 El desglose configurable

Si los cuatro grupos de ingreso y los cuatro de descuento le quedan cortos, active Mostrar Desglose en Boleta. La boleta pasa a usar las líneas de Reglas Desglosadas, donde usted define tantos conceptos como quiera, con su nombre y su orden.

Los conceptos con importe cero no se imprimen, así que puede definir un catálogo amplio sin ensuciar la boleta de quien no los tiene.

8.Columnas del reporte general y de la planilla

Dos reportes distintos con dos configuraciones distintas. Conviene no confundirlos.

8.1 Reporte General de Planilla

Es el Excel departamental, con una hoja por corrida y un bloque por departamento. Se configura en la pestaña Configuración Reporte General:

• Etiqueta Identificación: el rótulo de la columna del documento del colaborador. En Guatemala, DPI.
• Entradas Días Trabajados / Días Vacaciones / Horas Extras: los tipos de entrada de nómina de los que se leen esas tres columnas.
• Columnas de Ingresos y de Deducciones: una lista donde cada fila es una columna del Excel, con nombre, subtítulo, ancho y las reglas que la alimentan.
• Regla Total Ingresos / Total Deducciones / Líquido a Recibir: normalmente GROSS, TDED y NET.

8.2 Planilla de Salarios

Es el formato oficial en Excel que se imprime desde el propio lote. Sus columnas están fijas por diseño y lo único configurable es qué reglas alimentan cada columna, en la pestaña Configuración Planilla de Salarios.

9.El libro de salarios

El libro autorizado por el Ministerio de Trabajo, y cómo decirle qué regla va en cada columna.

El artículo 102 del Decreto 1441 y el Acuerdo Ministerial 124-2019 obligan a llevar un libro de salarios autorizado. El módulo lo genera en Excel, con una hoja por colaborador y una fila por corrida de nómina.

En la pestaña Configuración Reglas Salariales Libro Salarios hay dos modos:

• Por defecto: el libro busca códigos fijos (BASIC, SEXTRA, OBASIC, SEPT, VACATION, IGSSE, ISR…). Como las estructuras guatemaltecas no usan todos esos códigos, varias columnas salen en cero.
• Configurable: usted asigna las reglas de cada columna. Es el modo recomendado.

Los tres campos de entradas (días trabajados, horas ordinarias y horas extraordinarias) alimentan las columnas de días y horas del encabezado de cada fila.

10.Configuración del IGSS

Número patronal, centros de trabajo, tipos de planilla y liquidaciones: lo que necesita el archivo TXT que se sube al portal del IGSS.

10.1 Datos del patrono

10.2 Centros de trabajo

Cada centro de trabajo registrado ante el IGSS es una fila con código, nombre, dirección, zona, teléfono, fax, contacto, correo, código de departamento, código de municipio y código de actividad económica. Después se asigna a cada colaborador en su ficha.

10.3 Tipos de planilla y liquidaciones

• Tipo de planilla: código, nombre, tipo de afiliado (con o sin IVS), periodo (mensual, catorcenal o semanal), departamento, actividad económica, clase (normal o sin movimiento) y tiempo de contrato.
• Liquidación: número de liquidación, tipo, si es original o complementaria y el número de nota de cargo. Se asigna al colaborador y determina en qué liquidación se reporta.

11.Bancos y archivos de acreditamiento

Cómo preparar el sistema para pagar la planilla por acreditamiento en cuenta.

11.1 El banco

En Contactos → Configuración → Bancos cada banco lleva un campo adicional, Banco Nómina, con cuatro opciones: BAC, Banco Industrial, Banrural y G&T. Ese valor es el que decide en qué archivo entra cada colaborador.

11.2 La cuenta del colaborador

La cuenta bancaria se registra en el contacto del colaborador y se enlaza en su ficha de empleado. Dos campos importan:

• Número de cuenta: se escribe tal como lo pide el banco. Banco Industrial lo rellena con ceros a diez posiciones; G&T lo parte en agencia, correlativo y dígito.
• Código Interno (gt_account_code): lo usa el archivo de Banrural como «Código Interno» de la fila.
• Tipo de cuenta (monetaria o de ahorro): Banco Industrial lo reporta como 1 o 2.

11.3 Datos de la planilla BAC

El formato de BAC lleva un encabezado con datos de la empresa que se configuran en la pestaña Bancos Nómina:

11.4 Formatos que genera el módulo

Cada generación queda registrada con su número de secuencia, de modo que el siguiente archivo propone el correlativo que sigue.

12.Configuración de liquidaciones

Las seis decisiones que definen cómo calcula su empresa un finiquito.

13.Salario mínimo y deducción anual del ISR

Una tabla pequeña de la que depende todo el cálculo del impuesto.

La deducción anual sin comprobación de gastos ya no es un número fijo en el código: es una tabla por año en la pestaña Salario Mínimo (Decreto 13-2026) de la compañía.

14.Estructuras salariales

Las siete estructuras que instala el módulo, para qué sirve cada una y qué campos guatemaltecos añaden.

14.1 Tipos de estructura

Un tipo de estructura agrupa estructuras con la misma periodicidad y es lo que se asigna al contrato del colaborador. El módulo instala tres:

14.2 Las siete estructuras

14.3 Campos guatemaltecos de la estructura

15.Reglas salariales: anatomía y fórmulas

Cómo está escrita cada línea de la boleta y qué variables tiene disponibles.

15.1 Categorías

15.2 Las reglas de la estructura mensual

15.3 Diferencias de la estructura quincenal

Es idéntica salvo por un detalle: casi todas sus reglas llevan la condición version.advance_wage == 0. Sirve para el esquema en el que la primera quincena es un anticipo fijo y toda la nómina se liquida en la segunda: al colaborador con «Monto Anticipo» distinto de cero no se le calcula el salario en la quincena, solo el anticipo.

15.4 Diferencias de la estructura catorcenal

Aquí cambia el salario diario. En vez de wage/30 se usa:

salario diario = (wage × 12) / días del año de la serie catorcenal

Y la bonificación 37-2001 se paga a razón de Q 8.3333 por día (Q 250 × 12 ÷ 360). El campo Días del Año de la serie —365, 366 o el que usted ajuste— es el divisor.

15.5 Reglas informativas de los bonos por promedio

Las dos primeras están en la categoría CAL a propósito: si estuvieran en BASIC, el promedio y los días se sumarían al bono.

16.Tipos de entrada de nómina

El puente entre lo que ocurre en el mes y lo que calcula la regla.

Una entrada de nómina es un dato que entra a la boleta desde fuera del contrato: 12 horas extra, Q 1,500 de comisión, una cuota de préstamo. El tipo de entrada es su catálogo, y su código es lo que la regla busca con inputs['código'].

16.1 Cómo están organizados

Cada tipo pertenece a una o varias estructuras. Por eso el módulo instala tres juegos paralelos con los mismos códigos: uno «Fin de Mes», otro «Quincena» y otro «Catorcena».

16.2 Campos de un tipo de entrada

17.Catorcenas

El calendario de 26 periodos de 14 días que usa buena parte de la industria guatemalteca.

17.1 Series y periodos

Una serie es un calendario anual: tipo (A, B o C), año, día de cierre y días del año. Sus periodos son las 26 catorcenas, cada una con mes de pago, número dentro del mes y fechas de inicio y fin.

17.2 Cómo se usan

1. Asigne la serie al contrato del colaborador, en el campo Serie Catorcena.
2. Al crear el lote, elija el Periodo Catorcena. Las fechas del lote deben coincidir con las del periodo.
3. Las boletas heredan el periodo y con él los días del año que usan las fórmulas.

17.3 Efecto en el ISR

Cuando el colaborador tiene serie catorcenal, el cálculo del ISR abandona el esquema de 24 quincenas y arma una línea por catorcena del año. Para las que ya tienen boleta usa los importes reales; para las futuras proyecta con el salario diario catorcenal y con Q 8.3333 diarios de bonificación incentivo.

18.Configuración de los bonos anuales

Cómo se define el periodo legal, la base del promedio y el tratamiento de las comisiones para el Bono 14 y el Aguinaldo.

La configuración vive en Nómina → Configuración → Configuración Bonos GT y hay una por tipo de bono y compañía.

18.1 Cómo se arma el promedio

1. El salario ordinario devengado de cada mes sale del Historial de Salario: cada quincena laborada vale medio salario teórico vigente en su fecha de cierre. Las quincenas parciales se prorratean por día.
2. Las comisiones de cada mes salen, en este orden, de las boletas del mes, de las entradas de nómina cargadas o del histórico manual. Los meses sin dato valen cero: no se proyectan.
3. El promedio mensual es ordinario devengado ÷ meses laborados más comisiones ÷ divisor configurado.
4. El bono es (promedio ÷ días del año) × días trabajados en el periodo.

19.Catálogos del Ministerio de Trabajo

Los códigos oficiales que exige el reporte anual del MINTRAB.

El módulo instala en Empleados → Configuración → Ministerio de trabajo los catálogos oficiales, cada uno con su código MINTRAB, que es lo que se exporta:

20.La ficha del colaborador

Todo lo que hay que llenar para que un colaborador pueda entrar a planilla, y qué reporte depende de cada dato.

20.1 Datos personales y laborales

20.2 Datos del IGSS

20.3 Datos del Ministerio de Trabajo

La pestaña Ministerio de trabajo —visible solo si la compañía es de Guatemala— agrupa todo lo que exige el reporte anual. Lo más importante y lo que más se olvida es la descomposición del nombre:

• Primer, segundo y tercer nombre
• Primer y segundo apellido
• Apellido de casada

Esos seis campos son los que se escriben en el TXT del IGSS y en el Excel del MINTRAB. El nombre completo de la ficha no se usa en ninguno de los dos.

20.4 Pestañas de nómina

20.5 Otros campos útiles

21.El contrato

En Odoo 19 el contrato es una versión del colaborador. Aquí viven el salario y todos los interruptores del cálculo.

21.1 Versiones en lugar de contratos

Odoo 19 sustituyó el modelo de contratos por versiones (hr.version). Cada colaborador tiene una línea de tiempo de versiones y la vigente es la que se usa al calcular. Un aumento de salario no modifica la versión: crea una nueva con su fecha.

Dos fechas conviven:

• Fecha de la versión: desde cuándo rigen estas condiciones.
• Inicio del contrato: la fecha real de ingreso. Es la que usan la antigüedad, el pasivo laboral, el promedio del bono y la liquidación.

La fecha de fin del contrato es la que marca la baja: la calculadora de liquidaciones solo ofrece colaboradores que la tengan.

21.2 Campos salariales

21.3 Los seis interruptores

Seis casillas deciden qué bonificaciones entran a dos cálculos distintos. Es la fuente más común de diferencias con el cálculo manual del cliente:

21.4 Campos del IGSS y de la catorcena

21.5 Qué pasa al cambiar el salario

1. Se registra la línea correspondiente en el Historial de Salario.
2. Si el colaborador tiene un cálculo de ISR publicado del año, el sistema recalcula el impuesto y reescribe las cuotas pendientes automáticamente.
3. Las boletas ya emitidas no cambian: el nuevo salario rige desde la siguiente corrida.

22.Documentos del colaborador

El expediente digital, con vencimientos y aprobación.

En Empleados → Documentos de Empleados se guarda el expediente. Cada documento tiene tipo, archivo, fecha de vencimiento y un flujo de revisión.

Desde «Pendiente» también puede irse a Rechazado, con un motivo obligatorio.

23.Ausencias, vacaciones y suspensiones del IGSS

Cómo se pide, se aprueba y se paga cada tipo de ausencia, y qué hace el sistema con las suspensiones.

23.1 Los tipos de ausencia guatemaltecos

23.2 Asignación de vacaciones

Las vacaciones exigen asignación previa: 15 días por año de servicio (Art. 130). Se registran en Tiempo personal → Gestionar → Asignaciones con la fecha desde la que aplican, y hay que aprobarlas.

23.3 La doble aprobación

Los tipos de ausencia del módulo vienen con validación «Por el responsable y por el departamento de RR. HH.». El módulo endurece ese flujo en dos puntos:

• Elimina el salto directo de Por aprobar a Aprobado. Nativamente, cualquier usuario con permisos de Tiempo Personal podía aprobar de una sola vez; ahora siempre hay que pasar por la primera aprobación.
• Impide que la misma persona otorgue las dos firmas. La segunda debe darla el encargado de nómina.

23.4 Pago adicional por ausencia

Cuando la empresa complementa una ausencia no pagada, el tipo de ausencia lleva tres campos:

• Pago Adicional por Ausencia: activa el mecanismo.
• Porcentaje de Pago Adicional: qué porción del salario diario se paga.
• Días a Pagar por Ausencia: cuántos días cubre.

Al calcular la boleta, ese complemento aterriza en las entradas unpaid_leave, unpaid_leave_b37_2001_wage, unpaid_leave_extra_wage y unpaid_leave_productivity_wage, y cada una se suma a su regla correspondiente. La solicitud debe indicar si es Primera Suspensión o Continuidad.

23.5 Suspensiones del IGSS

Es la parte más elaborada. El sistema calcula solo el reparto entre lo que paga el IGSS y lo que paga la empresa, y lo deja en dos entradas:

• susp_salary → regla SUSPSO: la porción del subsidio del IGSS (66.67 %), con tope de Q 150 diarios.
• susp_bonus → regla BSUSPSO: la bonificación de la empresa (33.33 %), los días iniciales al 100 % y el excedente del tope anterior.

23.6 Entradas de trabajo

Odoo genera entradas de trabajo a partir del horario y de las ausencias validadas. El módulo hace dos ajustes para Guatemala:

• Las suspensiones del IGSS y las ausencias no pagadas no generan conflicto aunque abarquen fines de semana o caigan fuera del horario.
• Se excluyen de la validación «ausencia fuera del horario», que de otro modo bloquearía cualquier suspensión larga.

24.Entradas de nómina

La bandeja de conceptos variables: cargarlos, corregirlos y saber cuándo se consumen.

24.1 El ciclo de una entrada

Una corrida toma las entradas del colaborador cuya fecha cae dentro del periodo y que no estén ya en otra boleta. Además arrastra las acumulativas de periodos anteriores que quedaron sin consumir.

24.2 Carga masiva

Entradas de Nómina → Entradas → Carga Masiva Otras Entradas crea entradas para muchos colaboradores de una sola vez.

24.3 Corregir una entrada ya asignada

Cuando una entrada ya está en una boleta pero el lote aún no se paga, el botón Editar Cantidad permite corregirla y recalcula la boleta al instante. Solo lo ven los usuarios del grupo Editor de Otras Entradas.

25.Préstamos a colaboradores

Del desembolso al último descuento en planilla.

25.1 El flujo

25.2 Datos del préstamo

25.3 Los dos métodos de interés

El método lo fija la compañía (capítulo 4):

• Interés fijo: el interés total se calcula sobre el capital original y se divide entre las cuotas. Todas las cuotas llevan el mismo interés.
• Interés sobre saldo: en cada cuota el interés es saldo pendiente × tasa anual ÷ periodos por año. El interés baja cuota a cuota. Es el método que replica la tabla de amortización que suelen manejar los clientes.

25.4 Aprobar, publicar y cancelar

1. Calcular cuotas genera la tabla. Puede recalcularla las veces que quiera.
2. Aprobar crea un pago de salida al colaborador por el capital. Exige que el colaborador tenga dirección privada.
3. Publicar crea una entrada de nómina por cuota. A partir de ahí, cada corrida descuenta la que le toca.
4. Cancelar entradas restantes borra las cuotas aún no pagadas y cierra el préstamo. Las ya descontadas no se tocan.

26.El cálculo del ISR

Cómo se proyecta el impuesto del año, cómo se reparte en cuotas y cómo se corrige solo cada vez que la realidad se aparta de la proyección.

26.1 La idea

La retención del ISR de un asalariado no se calcula boleta por boleta. Se proyecta lo que el colaborador va a ganar en todo el año, se determina el impuesto anual y se divide entre los periodos de pago que faltan. Cada corrida descuenta una cuota.

26.2 Los estados

26.3 Crear y calcular

1. Vaya a Entradas de Nómina → ISR → Cálculo de ISR y cree un registro con el colaborador y el año.
2. Elija la Entrada Fin de Mes: el tipo de entrada de nómina en el que caerán las cuotas (normalmente isr - Fin de Mes).
3. Si el colaborador cobra quincenalmente, marque Cálculo de ISR Quincenal e indique también la Entrada Quincena.
4. Complete lo que traiga de otro patrono o de gastos comprobables (sección 26.6).
5. Pulse Calcular.

26.4 Cómo se arma la proyección

El sistema divide el año en 24 periodos (dos por mes) —o en las catorcenas del año, si el colaborador tiene serie catorcenal— y llena cada uno:

• Periodos ya pagados: toma los importes reales de las boletas emitidas, según el mapeo de reglas del capítulo 6. Se marcan como Real.
• Periodos futuros: proyecta con el contrato vigente: medio salario, media bonificación y la mitad de la bonificación 37-2001, más el IGSS correspondiente. Se marcan como Proyectado.

26.5 De la proyección al impuesto

Con el ejemplo real de la analista de recursos humanos de la demostración (salario Q 8,500):

Como su nómina es mensual, cada boleta consume dos cuotas: Q 204.38 al mes. Un colaborador con salario de Q 28,000 llega, con el mismo procedimiento, a una renta imponible de Q 271,747.20, un ISR anual de Q 13,587.36 y una cuota de Q 566.14 por periodo.

26.6 Deducciones adicionales

26.7 Publicar

Con Publicar, el sistema crea una entrada de nómina de ISR por cada periodo futuro, con la fecha del cierre del periodo y el monto de la cuota. También construye la tabla de Detalle ReCálculo, que es la que se irá actualizando durante el año.

26.8 El recálculo

Aquí está el valor real del módulo. Cada vez que se calcula una boleta, el sistema:

1. Sustituye la línea proyectada del periodo por los importes reales de la boleta.
2. Recalcula el impuesto del año con esa mezcla de real y proyectado.
3. Reescribe las cuotas de los periodos que faltan para que el año cierre exacto.

Cómo se reparte la diferencia lo decide el campo Tipo de Recálculo de la ficha del colaborador:

26.8.1 El caso quincenal

Cuando el colaborador cobra por quincena, el cálculo genera dos entradas por mes: la del día 15 con el tipo «Quincena» y la de fin de mes con el tipo «Fin de Mes». Cada corrida descuenta una sola cuota.

26.9 Cuando cambia el salario

Al modificar el salario de un contrato con cálculo de ISR publicado, el sistema recalcula el impuesto y reescribe las cuotas pendientes en ese momento, sin esperar a la siguiente corrida. Los campos Nuevo ISR y Nuevo ISR Final muestran el resultado.

26.10 Proyección extra

La pestaña Proyección Extra permite añadir ingresos o deducciones que el contrato no conoce: comisiones esperadas, bonos pactados, un pago único. Cada línea lleva:

26.11 Cargar proyecciones desde Excel

Dos asistentes permiten cargar las proyecciones extra desde una hoja de cálculo:

• Cargar Proyección Extra (Excel), desde el propio cálculo de ISR: una plantilla con las líneas de un colaborador.
• Carga Masiva de Proyección Extra, desde Entradas de Nómina → ISR: una plantilla con una fila por colaborador, más una hoja de referencia con los ID.

La plantilla se descarga desde el propio asistente, con listas desplegables en las columnas de tipo, columna destino y afectación al IGSS. Al importar puede reemplazar las líneas manuales existentes y crear el cálculo de ISR en borrador para quien no lo tenga.

26.12 Cálculo masivo

Entradas de Nómina → ISR → Cálculo Masivo ISR crea y calcula el ISR de varios colaboradores de una sola vez, con la misma entrada de nómina y el mismo año. Tiene dos botones: Calcular deja todo en En progreso para revisar; Calcular y Publicar genera además las entradas.

26.13 Cancelar y cerrar

• Cancelar entradas restantes borra las cuotas pendientes y pasa el cálculo a Finalizado. Las ya pagadas no se tocan.
• Si el colaborador se va a mitad de año, cancele su cálculo antes de liquidarlo: así las cuotas futuras no aparecen como entradas pendientes en el finiquito.
• Los campos Saldo a favor del empleado y Saldo de ISR por pagar en la liquidación comparan lo retenido con el impuesto real del año y muestran la diferencia.

27.La corrida de nómina, paso a paso

El proceso completo de un lote: crear, generar boletas, calcular, validar, contabilizar, pagar y entregar el archivo al banco.

27.1 El flujo

27.2 Crear el lote

1. Nómina → Periodos de nómina → Nuevo.
2. Nombre descriptivo: Nómina Mensual Julio 2026, Quincenal 16-31 Julio 2026.
3. Fecha de inicio y fecha de fin del periodo. Son las que determinan qué entradas de nómina se consumen.
4. Estructura: la que corresponda a la periodicidad.
5. Si es catorcenal, elija el Periodo Catorcena: las fechas deben coincidir con las del periodo.

27.3 Generar y calcular las boletas

Con Generar recibos de nómina se eligen los colaboradores. Al crear cada boleta el sistema hace, en este orden:

1. Cuenta los días. Toma los días naturales del periodo, aplica el ajuste a 30 días (o 15, o 14), resta los días de ausencias no pagadas y los días de suspensión del IGSS, y escribe el resultado en la entrada days_worked. En days_benefit pone los días que generan prestaciones.
2. Recoge las entradas de nómina del colaborador cuya fecha cae en el periodo, más las acumulativas que quedaron pendientes.
3. Calcula las suspensiones del IGSS y llena susp_salary, susp_bonus y days_suspended.
4. Ejecuta las reglas de la estructura en orden de secuencia.
5. Recalcula el ISR del colaborador con los datos reales de esta boleta.

27.4 Revisar antes de validar

Si algo cambia, corrija y pulse Calcular hojas otra vez: el lote se puede recalcular tantas veces como haga falta mientras no se valide.

27.5 Validar: el asiento contable

Validar hace tres cosas: pasa las boletas a validadas, arma el asiento y lo deja en borrador.

27.6 Pagar

1. Pulse Pagar Nómina y elija el diario de pago —el banco— y la fecha.
2. El asistente publica el asiento, crea un pago por colaborador y lo concilia contra su cuenta por pagar.
3. Las boletas pasan a Pagado y el lote también.
4. Las entradas de nómina del lote quedan marcadas como Pagadas.
5. Se genera el PDF del lote y, si está activa la opción, se envía la boleta por correo.

27.7 El archivo del banco

Desde el lote —o seleccionando varios lotes en la lista— se abre Generar Archivo de Banco. Elija el banco, la fecha y el número de secuencia y descargue el archivo. Un solo lote puede generar hasta cuatro archivos, uno por banco: cada colaborador entra en el de su cuenta.

27.8 Deshacer

27.9 Nómina quincenal y catorcenal

27.10 Firmas y notas del lote

La pestaña Notas y Observaciones y las tres de firma (creado por, visto bueno, validado por) alimentan el reporte del lote. Es la forma de dejar la planilla firmada digitalmente antes de archivarla.

28.La boleta y el portal del colaborador

Lo que recibe el trabajador: en papel, por correo o en línea.

28.1 La boleta impresa

El PDF de la boleta muestra los datos del colaborador y de la corrida y, debajo, dos columnas: ingresos y descuentos, agrupados según la configuración del capítulo 7.

28.2 El portal

Cada colaborador con usuario de portal entra a Mi cuenta y encuentra sus boletas, vacaciones, documentos y beneficios.

28.3 Firma de recibido

Con Firmar de Recibido en Portal activo en la compañía, el colaborador debe firmar la boleta. Al hacerlo, el sistema guarda la firma, el nombre y la fecha, y adjunta el PDF firmado al historial de la boleta. Es la constancia de entrega.

28.4 Vacaciones desde el portal

Los tipos de ausencia que puede solicitar se limitan con el campo Tipos de Ausencias - Portal de la compañía. La solicitud entra como Por aprobar y sigue el flujo de doble aprobación del capítulo 23.

28.5 Documentos y beneficios

Los beneficios se administran desde Empleados → Beneficios, con tres modelos: Publicaciones (el contenido), Categorías (con su icono y su color) y Etiquetas. Solo las publicaciones en estado Publicado y marcadas como visibles en el portal llegan al colaborador.

28.6 Crear el usuario de portal

1. Asegúrese de que el colaborador tenga contacto de trabajo con correo electrónico.
2. En su ficha, pulse Crear Usuario. El sistema crea el usuario de portal con ese correo como login y le envía la invitación.
3. El colaborador define su contraseña desde el correo de invitación.

29.Bono 14 y Aguinaldo

Las dos prestaciones anuales: los dos métodos de cálculo, cómo se corren y cómo se contabilizan.

29.1 Los dos métodos

29.2 Corrida del Bono 14

1. Cree un lote con la estructura Bono 14 (Promedio) - Guatemala.
2. Fechas del pago, no del periodo del bono: por ejemplo, del 1 al 15 de julio de 2026. El sistema deduce el periodo legal del año de la fecha final.
3. Genere las boletas de todos los colaboradores activos y calcule.
4. Revise el promedio y los días de cada uno; corrija con la entrada adjust_bonus si hace falta.
5. Valide y pague como cualquier otro lote.

Los promedios superiores al salario base —el jefe de ventas gana Q 15,000 y promedia Q 16,250— incluyen la bonificación de productividad; el de la ejecutiva de ventas incluye sus comisiones.

29.3 El Aguinaldo

Idéntico, con la estructura Aguinaldo (Promedio) y el periodo del 1 de diciembre al 30 de noviembre. En Guatemala se acostumbra pagarlo en dos partes: 50 % en la primera quincena de diciembre y 50 % en enero. Para eso se corren dos lotes y se ajusta cada uno con la entrada adjust_bonus, o se corre uno solo y se paga en dos exhibiciones.

29.4 Contabilización

Con el mapeo de cuentas del capítulo 5, la boleta del bono debita la provisión (230500) y acredita sueldos por pagar, que a su vez se traslada a la cuenta por pagar del colaborador. Es decir: las provisiones mensuales van acumulando el pasivo y el pago lo consume.

29.5 Ajustes manuales

La entrada adjust_bonus —«Ajuste Bono 14» o «Ajuste Aguinaldo»— suma o resta al bono calculado. Se usa para:

• Pagar el Aguinaldo en dos exhibiciones.
• Corregir el promedio de un colaborador con historia incompleta en el sistema.
• Descontar un anticipo del bono entregado antes.

30.Liquidación laboral

Del cálculo del finiquito a la boleta, el asiento y el pago.

30.1 Antes de empezar

1. Ponga la fecha de fin del contrato del colaborador. Sin ella no aparece en la calculadora.
2. Verifique que su última nómina ordinaria esté corrida, o que no lo esté si quiere que la liquidación pague los días del periodo en curso.
3. Revise las asignaciones de vacaciones: son las que determinan los días pendientes.
4. Cancele su cálculo de ISR si tiene cuotas futuras publicadas.
5. Confirme que el motivo de salida que va a usar tenga marcado Calcular Indemnización si corresponde.

30.2 Crear la liquidación

Desde Empleados → Liquidación o desde el botón Liquidación de la ficha del colaborador. Elija empleado y motivo de salida y pulse Confirmar: el sistema arma las líneas de cálculo.

30.3 Cómo se calcula

Tomemos el caso real de la demostración: una asistente administrativa con salario de Q 6,200, que ingresó el 2 de mayo de 2023 y causa baja el 31 de julio de 2026 por despido injustificado.

30.4 Qué más entra en el finiquito

30.5 La boleta y el finiquito

Al Publicar, el sistema crea un lote y una boleta con la estructura Liquidación, cargando cada concepto en su entrada: st_indem, st_vac, st_b14, st_agui, los días, las horas extra y todas las entradas pendientes.

El PDF de finiquito laboral se imprime desde la calculadora. Es el documento que firma el colaborador: incluye sus datos personales, el periodo laborado, el detalle de las prestaciones, el monto en letras y el DPI deletreado en palabras, como acostumbran los finiquitos guatemaltecos.

30.6 Contabilización

Las prestaciones de la liquidación debitan la provisión acumulada (230500) y acreditan sueldos por pagar. Si la provisión no alcanza —porque el colaborador tiene más antigüedad que el sistema— quedará un saldo deudor en esa cuenta que hay que regularizar contra el gasto del ejercicio.

31.Informes y archivos oficiales

Los ocho reportes que produce el sistema, qué configuración necesita cada uno y para quién es.

31.1 Planilla de Salarios

Es la planilla clásica: una fila por colaborador con orden, nombre, fecha de ingreso, puesto, salario base, bonificación de ley, bonificación variable, ingreso de contrato, días laborados, el bloque SALARIO DEVENGADO, el ingreso total, el bloque DEDUCCIONES LEGALES y el líquido a recibir. Cierra con la fila de totales, las observaciones del lote y tres espacios de firma: elaborado, revisado y autorizado.

Se imprime con el color primario de la compañía y se ajusta a una página de ancho en horizontal. Las columnas cambian según sea una corrida quincenal o mensual (sección 8.2).

31.2 Planilla General por Departamento

Excel de trabajo, con un bloque por departamento y una fila de TOTAL DEPARTAMENTO con fórmulas vivas. Admite varios lotes a la vez: seleccione en la lista de lotes los que quiera consolidar y lance la acción. Las columnas se configuran en la compañía (sección 8.1).

31.3 El archivo TXT del IGSS

Es el que se sube al portal del IGSS. Se genera desde uno o varios lotes y tiene siete secciones:

31.4 Planilla del IGSS en Excel

Reproduce el formulario impreso del IGSS: encabezado con el nombre de la empresa, el patrono, el número patronal y el periodo; una fila por afiliado con su salario total devengado sin deducciones; y al pie el cuadro de liquidación con las cuotas patronales y de trabajadores de IGSS, INTECAP e IRTRA.

31.5 Libro de Salarios

Una hoja por colaborador con su encabezado —nombre, edad, género, nacionalidad, puesto, afiliación, DPI, inicio y fin de la relación laboral— y una fila por corrida con días y horas trabajadas, el salario devengado desglosado, las deducciones legales, las bonificaciones anuales y el líquido. Lleva el número de folio y la leyenda del Acuerdo Ministerial 124-2019.

31.6 Reporte del Ministerio de Trabajo

Es el Excel anual con 45 columnas por colaborador, desde los nombres desglosados hasta la retribución por indemnización. Toma la versión vigente de cada colaborador y acumula los importes del año seleccionado.

31.7 Pasivo Laboral

Calcula a una fecha de corte, para cada colaborador, la provisión acumulada de Aguinaldo, Bono 14, vacaciones e indemnización, y le resta las vacaciones ya gozadas.

El Excel trae dos bloques: uno sobre el sueldo ordinario y otro sobre la bonificación incentivo, que solo incluye a quienes tengan marcada la casilla de considerarla en el pasivo laboral. Cierra con un resumen general por concepto.

31.8 Constancias

31.9 Calendario anual de entregas

32.Usuarios, roles y permisos

Quién puede ver la planilla, quién puede corregirla y quién puede aprobar préstamos.

32.1 Los grupos que intervienen

32.2 Perfiles sugeridos

32.3 Reglas por compañía

Las entradas de nómina, los cálculos de ISR, los préstamos y las liquidaciones tienen regla de registro por compañía: un usuario solo ve los de las compañías a las que pertenece. En una instalación multiempresa, revise que cada encargado tenga asignadas las correctas.

33.Puesta en marcha

El orden en que hay que hacer las cosas y qué cargar cuando la empresa ya venía operando con otro sistema.

33.1 Lista de verificación

1. Compañía: país Guatemala, moneda GTQ, NIT, razón social, dirección y colores.
2. Contabilidad: plan de cuentas cargado y las trece cuentas de nómina creadas (capítulo 5).
3. Diario de nómina creado y asignado a las siete estructuras.
4. Cuentas de las reglas: cuenta de débito y de crédito de cada regla, y la regla NET apuntando a la cuenta por pagar del empleado.
5. Cuentas de ajuste por redondeo en la compañía.
6. Reglas del ISR (capítulo 6) y reglas de la boleta (capítulo 7).
7. Deducción anual del ISR del ejercicio (capítulo 13).
8. Datos del IGSS: número patronal, centros de trabajo, tipos de planilla y liquidaciones.
9. Departamentos del MINTRAB creados a mano (capítulo 19).
10. Bancos con su campo Banco Nómina y datos de la planilla BAC.
11. Motivos de salida con la casilla de indemnización.
12. Catorcenas del año, si aplica.
13. Configuración de bonos: reglas de la base del promedio.
14. Configuración de liquidaciones: meses del promedio y reglas.
15. Horarios de trabajo, departamentos y puestos.
16. Colaboradores con contacto de trabajo, cuenta bancaria, datos del IGSS y del MINTRAB.
17. Contratos con salario, bonificaciones, interruptores y periodicidad.

33.2 Datos históricos

33.3 La primera corrida

1. Corra un lote de prueba en una copia de la base, con dos o tres colaboradores.
2. Compare línea por línea contra el cálculo manual del cliente: días, salario, bonificación, IGSS, ISR y líquido.
3. Revise el asiento contable: que cuadre y que las cuentas sean las correctas.
4. Genere el archivo del banco y ábralo: verifique el formato y los números de cuenta.
5. Genere el TXT del IGSS y súbalo al portal en modo pruebas.
6. Solo entonces corra la planilla real.

34.Problemas frecuentes

Los mensajes y las rarezas que más aparecen, con su causa y su solución.

34.1 Al calcular

34.2 Al validar o pagar

34.3 En la liquidación

34.4 En los reportes

34.5 Hallazgos de esta versión

Al construir la base de demostración de este manual se detectaron y corrigieron cuatro defectos del módulo. Se documentan aquí por si encuentra una instalación que aún no esté actualizada:

35.Anexos

Tablas de consulta rápida.

35.1 Códigos de regla salarial

35.2 Tasas y topes vigentes en el módulo

35.3 Modelos técnicos

35.4 Tareas programadas

35.5 Glosario