Contabilidad en Odoo 19 con localización de Guatemala

Del diario contable a la declaración de impuestos: facturación electrónica FEL, retenciones de IVA e ISR, libros de la SAT, activos, préstamos, contabilidad analítica y cierre fiscal.

Versión Odoo: 19.0 Enterprise Localización: Guatemala (l10n_gt) Módulos: multicert_felgt · l10n_gt_extra · settlement_expenses Autor: Rodrigo Contreras — mrdc.tech

1.Cómo usar este manual

Qué encontrará aquí, para quién está escrito y de dónde salen las pantallas que ilustran cada paso.

Este manual explica cómo llevar la contabilidad completa de una empresa guatemalteca en Odoo 19. Empieza desde lo más elemental —qué es un diario y qué es un asiento— y termina en el cierre fiscal del ejercicio, pasando por la facturación electrónica en línea con la SAT.

Está pensado para tres perfiles:

Contador o auxiliar contable

Encontrará el detalle de cada operación diaria: facturar, registrar compras, aplicar retenciones, conciliar bancos y emitir los libros que exige la SAT.

Gerente o propietario

Los capítulos de informes (22 y 23) muestran cómo leer el estado de resultados, el balance general y la rentabilidad por sucursal sin depender de nadie.

Responsable de la implementación

Los capítulos 4 al 10 son la lista de verificación de puesta en marcha: empresa, cuentas, diarios, impuestos y credenciales del certificador FEL.

1.1 Convenciones

Elemento	Significado
Contabilidad → Clientes → Facturas	Ruta de menús que debe seguir dentro de Odoo. Cada flecha es un nivel de menú.
`fel_gt_uuid`	Nombre técnico de un campo o de un módulo.
Certificada	Estado o etiqueta tal como aparece en pantalla.
Q 1,250.00	Importes en quetzales, con separador de miles y dos decimales.

Cajas con el borde dorado Señalan una regla propia de Guatemala: un artículo de la ley, un plazo de la SAT o una validación del certificador. Son las que conviene no saltarse.

1.2 De dónde salen las capturas de pantalla

Todas las imágenes de este manual son pantallas reales de una base de datos de demostración llamada Distribuidora El Quetzal, S.A., una comercializadora ficticia con sede en la ciudad de Guatemala, tres sucursales y operaciones del año 2026. Los documentos electrónicos que aparecen fueron certificados de verdad contra el entorno de pruebas del certificador, por eso llevan la serie **PRUEBAS**.

Sobre los datos de ejemplo Los NIT de los clientes y proveedores de la demostración son ficticios: se construyeron con un dígito verificador incorrecto a propósito, para que no puedan coincidir con ningún contribuyente real. En su base de datos productiva, en cambio, la SAT exige NIT válidos y registrados.

2.Conceptos básicos de contabilidad en Odoo

Cinco conceptos que hay que tener claros antes de tocar el sistema. Si ya trabaja con Odoo puede saltar al capítulo 4.

2.1 El asiento es siempre lo mismo

En Odoo todo movimiento contable es un asiento (account.move), sin importar cómo se haya originado. Una factura de cliente es un asiento. Una factura de proveedor es un asiento. Un pago es un asiento. Una depreciación es un asiento. Cambia la pantalla que usted ve, pero por debajo siempre hay un documento con líneas al debe y al haber que suman cero.

Esto tiene una consecuencia práctica muy útil: cualquier cosa que registre se puede auditar igual, desde Contabilidad → Contabilidad → Transacciones → Asientos contables.

Concepto	Nombre técnico	Qué es
Asiento	`account.move`	El documento completo: una factura, un pago, una partida manual. Tiene fecha, diario, estado (borrador / registrado / cancelado) y un conjunto de apuntes.
Apunte	`account.move.line`	Cada renglón del asiento: una cuenta contable con un importe al debe o al haber. La suma de todos los apuntes de un asiento debe dar cero.
Diario	`account.journal`	La «libreta» donde se agrupan asientos del mismo tipo: ventas, compras, banco, caja, operaciones varias. Define la numeración y las cuentas por defecto.
Cuenta contable	`account.account`	El código del plan de cuentas: `1.1.02.01 Cuentas por cobrar comerciales`.
Conciliación	—	El acto de emparejar dos apuntes que se cancelan entre sí: la factura por cobrar contra el cobro que la salda.

2.2 El ciclo de vida de un documento

Casi todos los documentos de Odoo recorren los mismos tres estados:

Borrador se puede editar todo → Registrado ya afecta la contabilidad → Cancelado o pagado

Mientras un documento está en borrador no existe para la contabilidad: no aparece en el mayor, no genera saldo y se puede borrar. Al pulsar Confirmar pasa a registrado, recibe su número definitivo y sus apuntes entran al libro mayor.

En Guatemala esto importa el doble Cuando el diario tiene activada la facturación electrónica, confirmar una factura de cliente también la envía al certificador y a la SAT. Una vez certificada ya no es un documento interno: existe ante la administración tributaria y solo puede eliminarse mediante una anulación formal (capítulo 13).

2.3 La partida doble en la práctica

Cuando usted factura Q 10,475.00 a un cliente con IVA incluido, Odoo genera este asiento sin que usted tenga que pensarlo:

Cuenta	Nombre	Debe	Haber
`1.1.02.01`	Cuentas por cobrar comerciales	Q 10,475.00
`4.1.01.01`	Ventas		Q 9,352.68
`2.1.02.01`	IVA por pagar (débito fiscal)		Q 1,122.32

Apuntes contables de una factura — **Figura 1.** La misma factura vista desde su pestaña **Apuntes contables**: el asiento que Odoo generó solo. Todo documento del sistema se puede auditar así.

Usted solo eligió el cliente, el producto y la cantidad. Las tres cuentas salen de la configuración: la de cobro viene del contacto, la de ingreso del producto y la del IVA del impuesto. Configurar bien esas tres cosas es el 90 % de una implementación contable exitosa, y es justamente lo que cubren los capítulos 5 a 9.

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