Contabilidad en Odoo 19 con localización de Guatemala

1.Cómo usar este manual

Qué encontrará aquí, para quién está escrito y de dónde salen las pantallas que ilustran cada paso.

Este manual explica cómo llevar la contabilidad completa de una empresa guatemalteca en Odoo 19. Empieza desde lo más elemental —qué es un diario y qué es un asiento— y termina en el cierre fiscal del ejercicio, pasando por la facturación electrónica en línea con la SAT.

Está pensado para tres perfiles:

1.1 Convenciones

1.2 De dónde salen las capturas de pantalla

Todas las imágenes de este manual son pantallas reales de una base de datos de demostración llamada Distribuidora El Quetzal, S.A., una comercializadora ficticia con sede en la ciudad de Guatemala, tres sucursales y operaciones del año 2026. Los documentos electrónicos que aparecen fueron certificados de verdad contra el entorno de pruebas del certificador, por eso llevan la serie **PRUEBAS**.

2.Conceptos básicos de contabilidad en Odoo

Cinco conceptos que hay que tener claros antes de tocar el sistema. Si ya trabaja con Odoo puede saltar al capítulo 4.

2.1 El asiento es siempre lo mismo

En Odoo todo movimiento contable es un asiento (account.move), sin importar cómo se haya originado. Una factura de cliente es un asiento. Una factura de proveedor es un asiento. Un pago es un asiento. Una depreciación es un asiento. Cambia la pantalla que usted ve, pero por debajo siempre hay un documento con líneas al debe y al haber que suman cero.

Esto tiene una consecuencia práctica muy útil: cualquier cosa que registre se puede auditar igual, desde Contabilidad → Contabilidad → Asientos contables.

2.2 El ciclo de vida de un documento

Casi todos los documentos de Odoo recorren los mismos tres estados:

Mientras un documento está en borrador no existe para la contabilidad: no aparece en el mayor, no genera saldo y se puede borrar. Al pulsar Confirmar pasa a registrado, recibe su número definitivo y sus apuntes entran al libro mayor.

2.3 La partida doble en la práctica

Cuando usted factura Q 10,475.00 a un cliente con IVA incluido, Odoo genera este asiento sin que usted tenga que pensarlo:

Usted solo eligió el cliente, el producto y la cantidad. Las tres cuentas salen de la configuración: la de cobro viene del contacto, la de ingreso del producto y la del IVA del impuesto. Configurar bien esas tres cosas es el 90 % de una implementación contable exitosa, y es justamente lo que cubren los capítulos 5 a 9.

3.Cómo moverse en Odoo

Dónde está cada cosa y cómo se maneja la interfaz: vistas, filtros, agrupaciones y chatter. Si es su primer contacto con Odoo, este capítulo le ahorrará más tiempo que ningún otro.

3.1 El tablero

Al entrar a Contabilidad lo primero que aparece es el tablero de diarios: una tarjeta por cada diario configurado, con su saldo y los pendientes de cada uno. Es el punto de partida diario del contador.

3.2 Los seis menús

La barra superior organiza todo el trabajo contable en seis menús. Conviene memorizar qué hay en cada uno:

3.3 Anatomía de una pantalla

Todas las pantallas de Odoo se construyen con las mismas piezas. Reconocerlas hace que cualquier módulo resulte familiar, aunque nunca lo haya usado.

3.4 Los tipos de vista

Un mismo conjunto de datos se puede mirar de varias formas. Se cambia con los iconos de la esquina superior derecha, sin perder los filtros aplicados.

3.5 Buscar y filtrar

El buscador de Odoo no es un simple campo de texto. Al escribir en él, propone en qué campo buscar; al desplegar la flecha, ofrece filtros predefinidos.

3.6 Agrupar

Agrupar es lo que convierte una lista en un informe. Se elige en la columna Agrupar por del mismo panel.

• Se pueden encadenar agrupaciones: primero por diario y dentro de cada diario por mes. El orden en que las elige es el orden de anidamiento.
• Los totales por grupo se calculan solos en todas las columnas numéricas.
• Agrupar respeta los filtros activos: si filtró por vencidas y agrupa por cliente, obtiene la mora por cliente.
• Grupo personalizado permite agrupar por cualquier campo que no esté en la lista propuesta.

3.7 Elegir columnas y ordenar

• Ordenar: pulse el título de una columna. Un segundo clic invierte el orden.
• Ancho: arrastre el borde entre dos títulos.
• La combinación de columnas y orden se conserva si la guarda como favorito.

3.8 Trabajar con varios registros a la vez

3.9 Exportar a Excel

1. Aplique los filtros y agrupaciones que quiera.
2. Seleccione los registros, o marque la casilla de la cabecera para llevarlos todos.
3. En Acciones → Exportar, elija los campos arrastrándolos a la derecha.
4. Guarde la selección de campos con un nombre si va a repetir la exportación cada mes.

3.10 El chatter: mensajes, notas y actividades

La columna de la derecha de cada documento es el chatter, y es donde vive la trazabilidad: qué cambió, quién lo cambió y qué se conversó.

3.11 Detalles que ahorran tiempo

4.Configuración inicial de la empresa

Los datos de la empresa no son un trámite estético: la mitad de ellos viaja dentro del XML que se envía a la SAT.

4.1 Datos obligatorios

Vaya a Configuración → Ajustes → Empresas → Actualizar información. Estos campos son obligatorios para poder certificar un documento electrónico; si falta alguno, Odoo detendrá la validación de la factura con un mensaje de error:

4.2 Ajustes de contabilidad

4.3 Fechas de bloqueo: la póliza de seguro del contador

En los ajustes encontrará las fechas de bloqueo. Son el mecanismo que impide que alguien modifique un mes ya declarado ante la SAT. Se recomienda fijarlas apenas se presenta la declaración mensual de IVA:

5.El plan de cuentas

La columna vertebral de toda la contabilidad. Odoo instala el plan guatemalteco automáticamente; aquí se explica cómo leerlo, ampliarlo y no romperlo.

5.1 Qué instala la localización

Al crear la base de datos con el país Guatemala, Odoo carga el plan de cuentas l10n_gt: alrededor de un centenar de cuentas ya clasificadas por tipo, con la estructura clásica de cinco niveles separados por puntos.

5.2 Cómo se lee el código

5.3 El tipo de cuenta manda

El campo Tipo no es decorativo: determina en qué informe aparece la cuenta y cómo se comporta. Los cuatro tipos que más problemas causan cuando se eligen mal son:

5.4 Crear una cuenta nueva

1. Vaya a Configuración → Plan de cuentas y pulse Nuevo.
2. Escriba el código respetando la estructura existente. Si necesita una cuenta de depreciación acumulada de vehículos y ya existe 1.2.02.01 Depreciación acumulada, la suya será 1.2.02.02.
3. Ponga el nombre en español y sin abreviaturas: será lo que aparezca en el balance.
4. Elija el tipo según la tabla anterior.
5. Si la cuenta va a recibir cobros o pagos que deban emparejarse, marque Permitir conciliación.

5.5 Cuentas que conviene agregar en Guatemala

El plan base cubre lo esencial, pero en la práctica casi toda empresa termina abriendo estas:

6.Los diarios contables

Un diario define la numeración, las cuentas por defecto y —en Guatemala— si los documentos se certifican ante la SAT.

6.1 Los cinco tipos de diario

6.2 La pestaña FEL del diario de ventas

Aquí ocurre la magia de la facturación electrónica. Abra el diario de ventas y verá una pestaña FEL GT con la configuración del establecimiento emisor.

6.3 Numeración

Odoo numera automáticamente con el patrón CÓDIGO/AÑO/CORRELATIVO, por ejemplo FACT/2026/00019. El correlativo se reinicia cada año.

Para cambiar el prefijo basta con editar a mano el número de la primera factura del año: todas las siguientes seguirán ese patrón. Es la forma más limpia de pasar de INV/2026/00001 a FACT/2026/00001.

7.Impuestos y posiciones fiscales

IVA, retenciones de ISR e IVA, IDP y timbre de prensa: cómo están armados y cuándo se aplica cada uno.

7.1 El IVA del 12 %

Guatemala tiene una única tasa general de IVA del 12 %, y por costumbre comercial los precios se manejan con el IVA incluido. Por eso los impuestos de la localización vienen configurados como Incluido en el precio.

Esto significa que si usted vende un producto a Q 690.00, ese es el total que paga el cliente: Q 616.07 de base y Q 73.93 de IVA. Odoo hace la desagregación sola.

7.2 Retención de IVA

Si la SAT le nombró agente de retención del IVA, al comprar debe retener un porcentaje del IVA facturado por su proveedor y enterarlo usted mismo. El módulo l10n_gt_extra lo calcula automáticamente: no hay que agregar ningún impuesto a la línea de la factura.

El régimen se define en dos lugares:

1. En la empresa, campo Régimen Retención IVA: indica qué clase de agente retenedor es usted (exportador, sector público, contribuyente especial, operador de tarjetas, otros agentes…). De ahí sale el porcentaje a retener.
2. En cada proveedor, campo Régimen Retención ISR: indica si ese proveedor está sujeto a pagos trimestrales o a retención definitiva.

7.3 Retención de ISR

Cuando el proveedor está en el Régimen Opcional Simplificado sobre Ingresos (retención definitiva), quien paga debe retener el ISR sobre el valor de la factura sin IVA. Los tramos que aplica el sistema son los del artículo 44 de la Ley de Actualización Tributaria:

7.4 Otros impuestos guatemaltecos

7.5 Posiciones fiscales

Una posición fiscal sustituye automáticamente unos impuestos por otros según el cliente. La localización trae dos:

• Normal: aplica el IVA del 12 % habitual.
• Exento de IVA: reemplaza el IVA por el impuesto exento. Se asigna a clientes con exoneración vigente, a misiones diplomáticas y a las ventas de exportación.

Se asigna en la ficha del cliente, pestaña Ventas y compras. Una vez asignada, todas sus facturas salen ya con el impuesto correcto sin intervención del facturador.

8.Contactos y validación de NIT/DPI

En Guatemala un contacto mal creado es una factura rechazada. El módulo nit_dpi_multicert_verification valida el NIT contra la SAT antes de dejar guardarlo.

8.1 Los tres tipos de identificación

8.2 Validación automática contra la SAT

Con nit_dpi_multicert_verification instalado, cada vez que usted escribe un NIT y guarda el contacto, Odoo consulta en línea el servicio de receptores del certificador. Pueden pasar tres cosas:

8.3 Consumidor final y el límite de Q 2,500.00

Para ventas al público se usa un contacto con NIT CF. Pero la ley pone un límite:

8.4 Datos mínimos de un cliente

1. Nombre exactamente como está inscrito en la SAT.
2. Tipo de identificación y NIT (o DPI, o pasaporte).
3. Dirección, municipio y departamento. Si los deja vacíos, el DTE viajará con «Ciudad / Guatemala / Guatemala» por defecto.
4. Correo electrónico: es a donde el certificador enviará el documento certificado.
5. Posición fiscal, si el cliente es exento o exportador.
6. Régimen Retención ISR, si es un proveedor al que habrá que retenerle.

9.Planes y cuentas analíticas

La contabilidad analítica responde a la pregunta que el balance no contesta: ¿cuánto gana cada sucursal, cada línea de negocio o cada proyecto?

9.1 Plan analítico y cuenta analítica

Un plan analítico es una dimensión de análisis; una cuenta analítica es un valor dentro de esa dimensión. La empresa de demostración usa tres planes:

9.2 Por qué usar varios planes en lugar de uno solo

Un error frecuente es crear un único plan con cuentas del tipo «Ventas Xela», «Administración Central», mezclando dimensiones. Con planes separados, cada apunte puede llevar una cuenta de cada plan al mismo tiempo, y luego se puede analizar cruzando dimensiones:

• Gastos de Logística (departamento) en la Sucursal Petén (sucursal).
• Todo lo imputado al proyecto Expansión 2026, sin importar sucursal ni departamento.
• Margen de la Sucursal Quetzaltenango sumando todos sus departamentos.

9.3 Cómo se imputa en la práctica

En cada línea de factura, de gasto o de asiento manual existe una columna Analítica. Al pulsar sobre ella se abre un selector donde se reparte el importe entre cuentas analíticas, en porcentaje.

9.4 Automatizar la imputación

Escribir la analítica a mano en cada línea es inviable a partir de cierto volumen. Tres formas de automatizarlo, de menor a mayor esfuerzo:

1. Cuenta analítica por defecto en el contacto o el producto: útil cuando un proveedor atiende siempre a la misma sucursal.
2. Modelos de distribución analítica (Configuración → Modelos de distribución analítica): reglas del tipo «si el diario es Compras y la cuenta es Alquiler de oficina, imputa 60 % a Administración y 40 % a Ventas». Se aplican solas al crear la línea.
3. Un diario por sucursal: si cada sucursal factura por separado, un diario propio hace que la imputación sea inequívoca y además permite tener códigos de establecimiento FEL distintos.

9.5 Dónde se ven los resultados

En Contabilidad → Contabilidad → Apuntes analíticos se listan todos los movimientos con su importe y su cuenta analítica. Desde ahí, agrupando por plan y filtrando por período, se obtiene el estado de resultados por sucursal sin necesidad de cuentas contables duplicadas.

10.Facturación electrónica FEL: configuración

Todo lo que hay que dejar listo antes de emitir el primer documento electrónico. Es el capítulo más delicado de la implementación.

10.1 Cómo funciona el régimen FEL

Desde 2019 la SAT obliga a emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). El circuito tiene tres actores y el módulo multicert_felgt se encarga de los dos últimos:

Todo eso ocurre en el instante en que usted pulsa Confirmar en la factura, y suele tardar entre uno y tres segundos. Si algo falla, la factura no se registra: se queda en borrador y Odoo muestra el error exacto que devolvió la SAT.

10.2 Certificadores soportados

El módulo se llama «multicert» porque habla con cinco certificadores distintos. Se elige uno solo por empresa:

10.3 Cargar las credenciales

Las credenciales no están en la pantalla de ajustes generales sino en la ficha de la empresa: Configuración → Ajustes → Empresas → Actualizar información, pestaña Configuración Certificador FEL Guatemala.

10.4 Las frases obligatorias

La SAT exige que ciertos DTE incluyan frases que declaran el régimen del emisor. Si falta alguna, el documento se rechaza con el error «El Tipo de Frase … debe estar presente para el Tipo de DTE».

Las frases se asignan en el diario, en la pestaña FEL GT, y se aplican a todos los documentos que se emitan desde él. Si un documento concreto necesita una frase adicional, se puede agregar en su pestaña FEL antes de confirmarlo.

10.5 Verificación antes de salir a producción

1. Empresa con NIT, razón social, correo y dirección completos (capítulo 4).
2. Certificador elegido, credenciales y las tres URL cargadas.
3. Servicio de consulta de NIT/DPI configurado, si usa nit_dpi_multicert_verification.
4. Diario de ventas con Generación de Facturación Electrónica activada y código de establecimiento correcto.
5. Frases FEL asignadas al diario.
6. Un cliente de prueba con NIT válido y un producto con IVA 12 %.
7. Emita una factura de prueba en el entorno de certificación y confirme que devuelve UUID y serie.

11.Facturas de cliente

La operación más frecuente del sistema, paso a paso, desde el borrador hasta el documento certificado por la SAT.

11.1 Crear y confirmar una factura

1. Vaya a Clientes → Facturas y pulse Nuevo.
2. Elija el cliente. Odoo trae su NIT, dirección, posición fiscal y plazo de pago.
3. Revise la fecha de factura. Es la fecha fiscal del documento y determina el mes en que se declara el IVA.
4. Confirme la fecha de vencimiento. Es obligatoria para certificar.
5. Agregue las líneas: producto, cantidad y precio. El impuesto y la cuenta de ingreso salen del producto.
6. Complete la distribución analítica si la empresa la usa (capítulo 9).
7. En la pestaña FEL, verifique el Tipo de Factura: FACT para una factura normal.
8. Pulse Confirmar. Odoo arma el XML, lo firma, lo envía a la SAT y guarda la respuesta.

11.2 La pestaña FEL

Es donde queda toda la evidencia fiscal del documento. Conviene conocerla porque es lo primero que pide un auditor.

11.3 Estados de certificación

11.4 Los tipos de DTE

11.5 Facturas sin certificar: el histórico

Al migrar de otro sistema hay que cargar las facturas del año en curso para que los informes cuadren, pero esos documentos ya fueron certificados por el sistema anterior y no deben enviarse otra vez a la SAT.

El procedimiento es sencillo: desactive temporalmente Generación de Facturación Electrónica en el diario, cargue el histórico y vuelva a activarla. Los documentos quedan Sin certificar, que es exactamente lo correcto.

11.6 Un diario por tipo de documento

Los tipos de DTE distintos de la factura normal tienen requisitos propios —frases obligatorias, frases prohibidas, complementos— y esos requisitos se configuran en el diario. Por eso la forma limpia de trabajar con ellos es un diario por tipo, cada uno con su Tipo de Factura por Defecto.

11.7 Factura cambiaria (FCAM)

Es la venta al crédito que además sirve como título de crédito: documenta la obligación de pago y puede ejecutarse judicialmente. Se usa cuando se vende a plazo y se quiere respaldo mercantil.

1. Emita la factura como cualquier otra (punto 11.1).
2. Fije una fecha de vencimiento posterior a la de emisión: es lo que la convierte en cambiaria y viaja en el complemento del DTE.
3. En la pestaña FEL, el Tipo de Factura debe ser FCAM.
4. Confirme. El resto del flujo —cobro, conciliación, nota de crédito— es idéntico al de una factura normal.

11.8 Factura de exportación (FEXP)

Para ventas al exterior. La exportación está exenta de IVA por el artículo 7 numeral 2 de la Ley del IVA, y el DTE lleva un complemento con los datos del consignatario.

Lo que hay que configurar antes

1. Cree la factura en el diario de exportación.
2. Use el impuesto Exento de IVA en las líneas, nunca el 12 %.
3. Indique el incoterm si la operación lo tiene: viaja en el complemento.
4. Confirme.

11.9 Recibos (RECI, RDON, RANT)

Los recibos documentan un ingreso que no es una venta gravada: una donación, un anticipo, una cuota. Los usan sobre todo entidades exentas, asociaciones y organizaciones que reciben donaciones.

1. Cree un diario de recibos: tipo ventas, con ¿Es recibo? activado y Tipo de Factura por Defecto = REC.
2. Ese diario no debe llevar las frases de retención de ISR ni de agente de retención de IVA: la SAT las prohíbe en los recibos.
3. Emita el documento y elija el Tipo de Documento concreto —recibo, donación o anticipo— en la pestaña FEL.

11.10 Nota de abono (NABN)

Es una rectificativa sin impuestos. Se usa para abonar o devolver un importe cuando la operación no lleva IVA que corregir: reintegros, ajustes de saldos y las devoluciones de documentos emitidos bajo el régimen anterior al FEL.

12.Notas de crédito y de débito

Las rectificativas. En Guatemala son documentos electrónicos con todas las de la ley y deben referenciar al documento que corrigen.

12.1 Cuándo usar cada una

12.2 Emitir una nota de crédito

1. Abra la factura que va a rectificar. Debe estar registrada.
2. Pulse Nota de crédito en la barra de botones.
3. Escriba el motivo: es el texto que viaja a la SAT como MotivoAjuste. Sea específico («Devolución de 1 quintal de café oro por diferencia de calidad»), no genérico.
4. Elija la fecha de reversión. Debe estar dentro de los cinco días permitidos.
5. Confirme. Odoo crea la nota como copia inversa de la factura.
6. Ajuste las líneas si la devolución es parcial: borre las que no correspondan y cambie las cantidades.
7. Verifique que en la pestaña FEL el Tipo sea NCRE y que el NC Documento origen apunte a la factura correcta.
8. Pulse Confirmar: la nota se certifica y recibe su propio UUID.

12.3 Emitir una nota de débito

El procedimiento es análogo con el botón Nota de débito. Hay una diferencia importante:

13.Anulación de documentos ante la SAT

Un documento certificado no se borra: se anula, y la anulación también es un trámite electrónico.

13.1 Anular no es lo mismo que cancelar

13.2 Cómo anular

1. Abra el documento certificado.
2. Pulse Cancelar.
3. Escriba el motivo de cancelación. Viaja a la SAT y queda guardado en el documento.
4. Confirme. El módulo envía el XML de anulación a la URL correspondiente.
5. Si la SAT acepta, el estado FEL pasa a Anulada y el asiento contable se cancela.

13.3 El registro de envíos

14.Facturas de proveedor y retenciones

El lado de las compras: registrar el documento del proveedor, aplicar las retenciones de ley y dejar listo el crédito fiscal.

14.1 Registrar una factura de compra

1. Vaya a Proveedores → Facturas y pulse Nuevo.
2. Elija el proveedor.
3. Complete la fecha de la factura: es la del documento del proveedor, no la de hoy.
4. Anote la referencia de factura y, muy importante, la serie y el número del DTE que le emitieron. Son los datos que la SAT le pedirá en el libro de compras.
5. Cargue las líneas con la cuenta de gasto o de inventario que corresponda y el IVA por compras 12 %.
6. Marque Factura de Servicio(s) si se trata de servicios: cambia el tratamiento de la retención de ISR.
7. Asigne la distribución analítica.
8. Pulse Confirmar. Las retenciones se calculan solas.

14.2 Cómo se calculan las retenciones

No hay que agregar ningún impuesto de retención a las líneas: el módulo l10n_gt_extra las calcula al confirmar, combinando dos configuraciones:

14.3 La factura especial (FESP)

Cuando se compra a alguien no inscrito en el régimen del IVA —un agricultor, un transportista informal, una persona que presta un servicio ocasional— esa persona no puede emitirle factura. La ley invierte entonces la carga: el comprador emite el documento y retiene tanto el IVA como el ISR, que después entera a la SAT.

Es, en la práctica, la única factura que usted emite a su propio proveedor. Por eso se genera desde compras y no desde ventas.

Configuración previa

1. Cree el documento en el diario de facturas especiales.
2. Elija al proveedor —la persona individual con su DPI—.
3. Cargue la línea del servicio o del bien con el IVA de compras: el módulo lo necesita para calcular las dos retenciones.
4. Confirme. Odoo calcula la retención del ISR sobre la base y la retención del IVA completo, y las incluye en el DTE dentro del complemento RetencionesFacturaEspecial.

15.Carga masiva de facturas FEL

El módulo multicert_felgt_import convierte los XML que recibe de sus proveedores en facturas de compra, sin digitar nada.

15.1 Para qué sirve

Cada mes la SAT publica en su portal todos los DTE emitidos a nombre de su NIT. Se pueden descargar en un ZIP con los XML. Este módulo lee ese ZIP y crea:

• Un registro de factura FEL con todos los datos del documento electrónico.
• Opcionalmente, la factura de proveedor en la contabilidad, con su proveedor, sus líneas y sus impuestos.

Es la forma más segura de garantizar que no falte ninguna compra en el libro y que el crédito fiscal declarado coincida exactamente con lo que la SAT tiene registrado.

15.2 Importar desde un ZIP de XML

1. Descargue del portal de la SAT el ZIP con los DTE recibidos del período.
2. En Odoo vaya a Proveedores → Importar ZIP (XMLs FEL).
3. Seleccione el archivo y elija Facturas de Proveedores.
4. Marque Crear Factura en Contabilidad si quiere que además se generen los documentos contables.
5. Deje Validar Factura Automáticamente desactivado la primera vez: es preferible revisar los borradores antes de registrarlos.
6. Pulse Importar.

15.3 Qué hace el módulo con cada XML

15.4 Importar desde Excel

El módulo también acepta un archivo Excel o CSV, útil cuando el proveedor le envía un listado en lugar de los XML, o cuando se migra desde otro sistema.

16.Cobros y pagos

Cómo se registra el dinero que entra y sale, y por qué una factura puede quedar «en proceso de pago» en lugar de «pagada».

16.1 Registrar un cobro

1. Abra la factura pendiente y pulse Pagar.
2. Elija el diario (el banco o la caja por donde entró el dinero).
3. Confirme la fecha y el importe. Si es un abono parcial, cambie el importe.
4. Pulse Crear pago.

16.2 El estado del pago en la factura

Este punto genera muchas consultas, así que conviene entenderlo bien:

16.3 Pagos a proveedores

El procedimiento es idéntico desde Proveedores → Facturas. Recuerde que el importe a pagar es el neto después de retenciones: en el ejemplo de la figura 48, sobre una factura de Q 12,000.00 se pagan Q 11,271.43, porque Q 728.57 se retuvieron para enterarlos a la SAT.

16.4 Pagos electrónicos y cheques

l10n_gt_extra agrega el asistente de pagos electrónicos, que genera el archivo de transferencias para subir a la banca en línea, y el reporte de cheques con el formato de impresión guatemalteco.

17.Conciliación bancaria

Emparejar lo que dice el banco con lo que dice la contabilidad. Es la tarea que más tiempo consume al cierre de cada mes y la que Odoo más automatiza.

17.1 El extracto bancario

Un extracto es la copia en Odoo del estado de cuenta del banco: una línea por cada movimiento, con fecha, concepto e importe.

Hay tres maneras de cargar un extracto, de menos a más automática:

1. A mano: crear el extracto y teclear las líneas. Válido para una caja chica.
2. Importando un archivo: Odoo lee formatos CSV, OFX y CAMT. Casi todos los bancos guatemaltecos permiten descargar el estado de cuenta en alguno de ellos.
3. Sincronización bancaria: conexión directa con el banco, donde esté disponible.

17.2 Conciliar

Al abrir un extracto, Odoo muestra cada línea junto a los documentos que podrían corresponderle. El trabajo consiste en confirmar o corregir esas propuestas:

17.3 El informe de conciliación

17.4 El libro de bancos guatemalteco

18.Liquidaciones de gastos

El módulo settlement_expenses controla el ciclo de los anticipos: se entrega dinero a un colaborador, él gasta y liquida, y el sistema cuadra la diferencia.

18.1 El problema que resuelve

Hay una situación que se repite en toda empresa y que la contabilidad normal resuelve mal: se le entrega dinero a un colaborador para que gaste, y las facturas del gasto vienen a nombre de la empresa. Al final del mes hay, por un lado, uno o varios pagos hechos a esa persona y, por otro, un montón de facturas de proveedores pendientes. Emparejar ambos lados a mano es tedioso y propenso a errores.

La liquidación es el documento que junta las dos cosas. Y sirve para los dos escenarios más frecuentes:

18.2 La idea central: que cuadre

No hace falta que cada pago corresponda a una factura concreta, ni que los montos coincidan uno a uno. Se pueden asociar varias facturas y varios pagos de importes distintos; lo único que importa es el balance final del conjunto:

18.3 Crear una liquidación paso a paso

1. Registre los pagos al colaborador desde Proveedores → Pagos, a nombre de la persona, y asócielos a la liquidación en el campo Liquidación. Pueden ser varios y de importes distintos.
2. Registre las facturas de proveedor normalmente —a nombre de la empresa, con su serie, número y NIT—, y asócielas a la misma liquidación desde el campo Liquidación de la factura.
3. Vaya a Contabilidad → Liquidaciones y abra la suya: verá las dos listas y los totales.
4. Verifique el balance final. Si no es cero, agregue el pago o el reintegro que falte.
5. Pulse Conciliar.

18.4 Detalles que conviene tener presentes

• Las facturas deben estar registradas, no en borrador. Si alguna quedó sin validar, el módulo lo dice con nombre y monto al intentar conciliar.
• Las cuentas deben permitirlo. Solo se concilian líneas cuyas cuentas tengan activada la opción Conciliar En Liquidación. Viene activada en las cuentas por pagar y en las transitorias de pago; si creó cuentas propias, revíselo.
• Una factura no puede estar en dos liquidaciones ni conciliarse dos veces: el módulo lo bloquea.
• Se puede deshacer. El botón Regresar a Borrador revierte el asiento generado y libera las facturas para corregir lo que haga falta.
• El IVA sigue siendo crédito fiscal. Como las facturas están a nombre de la empresa, entran al libro de compras con normalidad: la liquidación no cambia nada de eso.

19.Activos fijos y depreciación

Registrar un bien, dejar que Odoo calcule la depreciación mes a mes y darlo de baja cuando corresponda.

19.1 Qué es un activo en Odoo

Un activo (account.asset) es un bien cuyo costo se distribuye a lo largo de su vida útil en lugar de cargarse todo a gastos. Odoo guarda el valor de compra, la vida útil y las cuentas contables, y genera automáticamente un asiento de depreciación por período.

19.2 Crear un activo

1. Vaya a Contabilidad → Activos y pulse Nuevo.
2. Escriba el nombre del bien, con el detalle suficiente para identificarlo físicamente.
3. Indique el valor original y la fecha de adquisición.
4. Elija el método: lineal (el habitual en Guatemala), decreciente o mixto.
5. Fije la duración: número de períodos y si son meses o años.
6. Seleccione las tres cuentas: la del activo fijo, la de depreciación acumulada y la de gasto por depreciación.
7. Asigne la distribución analítica para que el gasto llegue a la sucursal correcta.
8. Pulse Confirmar. Odoo genera el cuadro completo de depreciación.

19.3 Depreciación mensual o anual

Odoo permite ambas. La recomendación práctica es mensual: reparte el gasto de forma pareja, los estados financieros mensuales quedan comparables y el cierre anual no se distorsiona con un cargo grande en diciembre. En la ficha, ponga Meses como período y el número total de meses como duración (5 años = 60 meses).

19.4 Los asientos de depreciación

Cada línea del cuadro es un asiento que carga la cuenta de gasto y abona la de depreciación acumulada:

Los asientos de meses ya vencidos se registran automáticamente; los futuros esperan a que llegue su fecha. Es la razón por la que no hay que «correr» ningún proceso mensual manualmente.

19.5 Venta y baja de activos

19.6 El cuadro de depreciación como informe

20.Préstamos bancarios

Registrar un préstamo con su cuadro de amortización y dejar que Odoo separe capital de intereses y corto plazo de largo plazo.

20.1 Crear el préstamo

1. Vaya a Contabilidad → Préstamos y pulse Nuevo.
2. Escriba el nombre: banco y destino del financiamiento.
3. Indique la fecha de desembolso.
4. Seleccione las tres cuentas: largo plazo, corto plazo y gasto por intereses.
5. Elija el diario donde se registrarán los asientos.
6. Pulse Calcular e indique monto, tasa de interés anual, plazo en años y fecha de la primera cuota. Odoo genera el cuadro de amortización completo.
7. Revise el cuadro y pulse Confirmar.

20.2 Qué hace Odoo automáticamente

• Separa capital e intereses en cada cuota: el capital reduce la deuda, los intereses van a gastos financieros.
• Reclasifica de largo a corto plazo: cada cierre traslada a corto plazo la porción que vencerá dentro de los siguientes doce meses, que es lo que exige la presentación del balance.
• Genera los asientos de cada cuota en su fecha.

20.3 Cargar un préstamo ya en curso

Si el préstamo viene de antes de implementar Odoo, hay dos caminos: cargar el cuadro de amortización desde un Excel con el botón de subida, o crear el préstamo por el saldo pendiente actual y el plazo remanente. La segunda opción es más rápida; la primera conserva el histórico completo.

21.Asientos contables manuales

Para todo lo que no nace de una factura: provisiones, reclasificaciones, ajustes de auditoría y asientos de cierre.

21.1 Crear un asiento

1. Vaya a Contabilidad → Asientos contables y pulse Nuevo.
2. Elija el diario, normalmente Operaciones Varias.
3. Indique la fecha contable.
4. Escriba una referencia descriptiva. Su yo del futuro se lo agradecerá.
5. Agregue las líneas: cuenta, etiqueta, debe o haber, y analítica si aplica.
6. Verifique que debe y haber cuadren. Odoo no deja registrar un asiento descuadrado.
7. Pulse Confirmar.

21.2 Asientos típicos del mes en Guatemala

21.3 Consultar los apuntes

22.Informes contables de Odoo

Los estados financieros estándar, que se calculan en tiempo real sobre los asientos registrados.

Todos los informes comparten la misma barra de herramientas: selector de período, comparación con el ejercicio anterior, filtro por diario o analítica, y exportación a PDF y Excel. Y en todos se puede pulsar cualquier cifra para desglosarla hasta el asiento que la originó.

22.1 Balance general

22.2 Estado de resultados

22.3 Balance de comprobación

22.4 Libro mayor y mayor por socio

22.5 Antigüedad de saldos

22.6 Flujo de efectivo y resumen ejecutivo

22.7 Auditoría de diarios

23.Libros y reportes de Guatemala

Los libros obligatorios en el formato que reconocen la SAT y los auditores locales, que aporta el módulo l10n_gt_extra.

23.1 Libro de compras

23.2 Libro de ventas

23.3 Los demás libros

23.4 Configuración de los reportes

24.Declaraciones y pago de impuestos

Del sistema a los formularios de la SAT: qué informe usar para cada declaración y cómo registrar el pago.

24.1 Calendario tributario básico

24.2 El informe de declaración de impuestos

24.3 Procedimiento mensual del IVA

1. Verifique que todas las facturas del mes estén registradas: emitidas y recibidas.
2. Importe del portal de la SAT los DTE recibidos y coteje contra el libro de compras (capítulo 15).
3. Emita el libro de ventas y el libro de compras del período.
4. Abra el informe de declaración de impuestos y confirme que el débito y el crédito fiscal coinciden con los libros.
5. Presente el formulario en la Agencia Virtual de la SAT.
6. Registre el asiento del pago en el diario de declaraciones de impuestos.
7. Fije la fecha de bloqueo del período para que nadie lo modifique (punto 4.3).

24.4 El asiento de liquidación del IVA

Al cerrar el mes, el débito y el crédito fiscal se saldan entre sí y la diferencia queda como impuesto por pagar:

Y al pagar a la SAT se cancela 2.1.03.01 contra el banco.

24.5 Enteros de retenciones

Las retenciones que usted practicó a sus proveedores son dinero ajeno que debe enterar a la SAT. Los saldos acreedores de 2.1.02.02 (IVA retenido) y 2.1.02.03 (ISR retenido) son exactamente lo que hay que declarar y pagar cada mes; al pagarlas, se cancelan contra el banco.

25.Cierre fiscal

El proceso de fin de ejercicio: revisar, ajustar, cerrar y bloquear.

25.1 Antes de cerrar: la lista de revisión

1. Bancos conciliados al 31 de diciembre, con el informe de conciliación archivado.
2. Cartera depurada: revisar la antigüedad de saldos y provisionar los incobrables.
3. Cuentas por pagar revisadas: que no haya facturas de proveedor sin registrar.
4. Inventario tomado físicamente y ajustado en libros.
5. Depreciaciones del año registradas por completo.
6. Provisiones laborales al día: indemnizaciones, bono 14, aguinaldo y vacaciones.
7. Diferencial cambiario aplicado a los saldos en moneda extranjera.
8. Cuentas transitorias en cero: cobros y pagos pendientes deben estar conciliados.
9. IVA cuadrado: que el saldo contable coincida con la última declaración presentada.

25.2 Ajustes de cierre habituales

25.3 El asiento de cierre

En Odoo no es obligatorio hacer un asiento de cierre para que los informes funcionen: el sistema calcula la utilidad del ejercicio automáticamente en la cuenta 999999 Resultados acumulados por aplicar.

Aun así, muchas empresas guatemaltecas lo registran por política contable o por requerimiento del auditor. Si es su caso, el asiento salda todas las cuentas de resultado contra la cuenta de utilidad del ejercicio:

25.4 Cerrar y bloquear

1. Emita los estados financieros definitivos: balance general, estado de resultados, flujo de efectivo y estado de cambios en el patrimonio.
2. Emita e imprima los libros obligatorios del ejercicio: diario, mayor e inventario (capítulo 23).
3. Prepare las conciliaciones fiscales: gastos no deducibles, exceso de depreciación, acreditamiento del ISO.
4. Presente la declaración anual del ISR (SAT-1411) antes del 31 de marzo.
5. Fije la fecha de bloqueo para todos los usuarios al 31 de diciembre.
6. Archive un respaldo de la base de datos con la etiqueta del ejercicio cerrado.

26.Facturación en moneda extranjera

Facturar en dólares es rutina en Guatemala. Aquí está cómo se configura, qué moneda viaja a la SAT y cómo se revalúan los saldos al cierre.

26.1 Preparar la moneda y sus tipos de cambio

La contabilidad se lleva en quetzales; el dólar es una moneda secundaria. Lo primero es activarla y cargar sus tipos de cambio en Configuración → Monedas.

26.2 Emitir una factura en dólares

El procedimiento es el mismo del capítulo 11, con un paso adicional: cambiar la moneda del documento antes de cargar las líneas. Los precios se escriben entonces en dólares.

26.3 Qué moneda viaja en el DTE

Esto lo decide un interruptor de la ficha de la empresa, en la pestaña Configuración Certificador FEL Guatemala:

Ambas son válidas. Lo importante es elegir una y no cambiarla a mitad del ejercicio, porque de lo contrario los libros de ventas quedan con documentos en dos criterios distintos.

26.4 Cómo leer los importes

La factura guarda dos juegos de cifras: el importe en la moneda del documento y su equivalente en quetzales, que es lo que entra a la contabilidad. La forma segura de verificarlos es la pestaña Apuntes contables.

26.5 Revaluación de saldos y diferencial cambiario

Al cierre de cada mes, las cuentas por cobrar y por pagar en dólares valen en quetzales algo distinto de lo que valían al facturarse. Esa diferencia es el diferencial cambiario y hay que reconocerla.

1. Cargue el tipo de cambio de la fecha de cierre.
2. Abra el informe y fije la fecha al último día del mes.
3. Revise las diferencias por cuenta y por socio.
4. Pulse Asiento de ajuste: Odoo crea la partida contra el diario de diferencial cambiario.
5. Al mes siguiente el asiento se revierte solo, porque es una diferencia no realizada.

27.Contingencia FEL

Qué hacer cuando el certificador o la SAT no responden y hay que seguir facturando.

27.1 Cuándo se usa

El régimen FEL contempla que los servicios pueden caerse. La contingencia permite entregar al cliente un documento con un número de acceso propio y certificarlo después, cuando el servicio se restablezca.

27.2 Configurar los rangos

La SAT asigna al contribuyente un rango de números de contingencia. Se cargan en el diario de ventas, pestaña FEL GT.

27.3 El procedimiento cuando se cae el servicio

1. Confirme que es una caída real. Antes de activar la contingencia, verifique el portal del certificador: la mayoría de los fallos son de configuración o de conexión local, no del servicio.
2. Active la contingencia en el diario de ventas.
3. Facture normalmente. Cada documento recibe un número de acceso de contingencia en lugar del UUID, y se entrega al cliente así.
4. Apague la contingencia apenas se restablezca el servicio.
5. Transmita los documentos pendientes antes de que se cumplan las 72 horas. Al certificarse reciben su UUID, serie y número definitivos.
6. Verifique en Documentos FEL → Documentos en Contingencia que no quede ninguno sin transmitir.

28.Anticipos de clientes y cuenta ajena

Dos situaciones muy guatemaltecas: cobrar antes de facturar, y cobrar dinero que no es de uno.

28.1 Registrar un anticipo

Cuando el cliente deposita antes de que exista la factura, el dinero no se puede reconocer como ingreso: es un pasivo hasta que se preste el servicio o se entregue la mercadería.

1. Vaya a Clientes → Pagos y pulse Nuevo.
2. Elija Entrada, el cliente, el diario del banco y el importe.
3. Escriba un memo claro: «Anticipo contrato anual de almacenaje».
4. Confirme. El pago queda sin conciliar contra ninguna factura.

28.2 Aplicarlo a una factura

Cuando llega el momento de facturar, Odoo detecta el crédito pendiente y lo ofrece en la propia factura: aparece un aviso «Tiene créditos pendientes» con el botón Agregar. Al pulsarlo, el anticipo se concilia contra la factura y el saldo se reduce.

28.3 Cuenta ajena

La cuenta ajena es la figura que se usa cuando la empresa cobra, dentro de su factura, importes que pertenecen a un tercero: gastos pagados por cuenta del cliente, honorarios de un profesional independiente, tasas o derechos. Esos montos no son ingreso propio y no forman parte de la base imponible del IVA de la empresa.

1. Actívela en la ficha de la empresa, pestaña Configuración Certificador FEL Guatemala, casilla Cuenta Ajena, e indique el producto que se usará para estas líneas.
2. En la factura, abra el asistente Cuenta Ajena.
3. Agregue una línea por cada tercero, con su NIT, documento, fecha, descripción y base.
4. Confirme: el módulo agrega las líneas correspondientes a la factura y las declara en el DTE dentro del complemento de cuenta ajena.

29.La factura impresa y su envío

La representación gráfica del DTE es lo único que el cliente ve. Conviene que se vea bien y que cumpla lo que la SAT exige.

29.1 Las plantillas disponibles

El módulo trae varios diseños listos para usar. Se elige en la ficha de la empresa, pestaña Configuración de Factura FEL Guatemala.

29.2 La representación impresa

29.3 Contenido adicional

Si necesita agregar textos fijos —condiciones de venta, datos bancarios para depósitos, un aviso legal— use Configuración → Contenido Adicional Factura FEL. Permite definir bloques de texto que se imprimen en la factura sin tocar la plantilla.

29.4 Enviar la factura al cliente

30.Usuarios, roles y permisos

Quién puede facturar, quién concilia y quién cierra el mes. La segregación de funciones es control interno, no burocracia.

30.1 Los tres perfiles típicos

30.2 Los grupos de la localización

30.3 Buenas prácticas de control interno

• Quien factura no concilia. Separar la emisión de documentos del manejo del banco es la medida de control más barata y más efectiva.
• Un usuario por persona. Nada de una cuenta compartida «facturación»: el chatter deja rastro de quién hizo cada cosa, y ese rastro solo sirve si los usuarios son personales.
• El administrador no se usa a diario. Resérvelo para configuración.
• Active la pista de auditoría restrictiva (Ajustes → Contabilidad → Reportes) si necesita que los asientos registrados queden inalterables.
• Revise los accesos al salir alguien. Desactivar el usuario, no borrarlo: así se conserva la trazabilidad de lo que hizo.

31.Saldos iniciales y migración

Cómo arrancar en Odoo con la historia que trae la empresa, sin arrastrar los errores del sistema anterior.

31.1 Qué se migra y qué no

31.2 El asiento de apertura

Es una partida manual con fecha del primer día del ejercicio —o del día de corte— que carga los activos y abona los pasivos y el patrimonio.

31.3 La cartera, documento por documento

Se puede migrar la cartera de dos maneras: como un saldo global por cuenta, o como el detalle de cada factura pendiente. La segunda cuesta un poco más y vale la pena casi siempre.

La cuenta puente de migración

El problema al cargar facturas viejas es qué poner en la contrapartida: no se puede abonar a Ventas, porque esos ingresos ya se reconocieron el año pasado y duplicaría el resultado del ejercicio. La solución es una cuenta puente, creada solo para la migración:

Procedimiento para las cuentas por cobrar

1. Prepare el listado de facturas pendientes al día de corte: cliente, NIT, número de documento, fecha de emisión, fecha de vencimiento y saldo pendiente (no el importe original, si ya tenía abonos parciales).
2. Desactive Generación de Facturación Electrónica en el diario de ventas: son documentos que el sistema anterior ya certificó y no deben volver a enviarse a la SAT (punto 11.5).
3. Cree un diario de ventas exclusivo para la migración —por ejemplo MIGV— si quiere poder aislar y revisar después todo lo cargado. Es opcional pero muy cómodo.
4. Cargue cada factura con su cliente, su fecha y su vencimiento reales, y una sola línea por el saldo pendiente, sin impuestos, contra la cuenta puente. El IVA de esas facturas ya se declaró en su momento: volver a ponerlo distorsionaría el libro de ventas y la declaración del período.
5. En la referencia de cada factura anote el número del documento original. Es lo que el cliente va a mencionar cuando llame a preguntar.
6. Registre las facturas y reactive la facturación electrónica en el diario.

Cada factura cargada genera este asiento:

Procedimiento para las cuentas por pagar

Es exactamente el mismo, en espejo: se cargan las facturas de proveedor pendientes en un diario de compras, con una sola línea sin impuestos contra la cuenta puente. Anote también la serie y el número del DTE del proveedor si los tiene, porque son los datos que pide el libro de compras.

31.4 Validar la partida para no duplicar información

Este es el punto donde se arruinan la mitad de las migraciones: cargar el detalle de la cartera y además su saldo global en el asiento de apertura. El resultado son cuentas por cobrar y por pagar duplicadas.

Cómo encaja todo

Suponga Q 96,500.00 de cartera de clientes y Q 128,500.00 de proveedores al 31 de diciembre:

Es decir: en el asiento de apertura, en lugar de las dos líneas de cartera, va una sola línea por el neto de la cuenta puente. El patrimonio y el resultado acumulado se calculan igual, y ninguna cifra entra dos veces.

Las cuatro comprobaciones

1. La cuenta puente quedó en cero. Búsquela en el balance de comprobación: si tiene saldo, falta cargar documentos o el asiento de apertura no cuadra con lo cargado. Mientras no esté en cero, la migración no está terminada.
2. La antigüedad de cuentas por cobrar suma exactamente el saldo contable de 1.1.02.01. Si el informe suma más que la cuenta, hay duplicidad; si suma menos, faltan documentos.
3. Lo mismo del lado de proveedores con 2.1.01.01.
4. El resultado del ejercicio anterior no se movió. Emita el estado de resultados del período migrado: debe salir en cero. Si aparecen ingresos o gastos, alguna factura se cargó contra una cuenta de resultado en lugar de la cuenta puente, y está duplicando el resultado del año pasado.

31.5 Verificación final de la migración

Además de las cuatro comprobaciones del punto anterior, antes de dar por cerrada la migración:

1. El balance de comprobación de Odoo coincide con el del sistema anterior a la fecha de corte.
2. El saldo de bancos coincide con el último extracto conciliado.
3. El valor en libros de los activos coincide con el cuadro de depreciación anterior.
4. Los saldos de IVA por cobrar y por pagar coinciden con la última declaración presentada.

32.Problemas frecuentes

Los errores que más aparecen en producción, con su causa real y su solución.

26.1 Errores al certificar

26.2 Errores de configuración

26.3 Dudas contables frecuentes

33.Anexos

27.1 Módulos que cubre este manual

27.2 Cuentas contables citadas en el manual

27.3 Base de datos de demostración

Las capturas de este manual provienen de una base de datos que se puede reproducir para capacitación:

27.4 Enlaces útiles

• Agencia Virtual de la SAT — presentación de declaraciones y consulta de DTE recibidos.
• Consulta pública de DTE — verificación de un documento por su número de autorización.
• Portal de su certificador — consumo de créditos, estado del servicio y descarga de XML.
• Banco de Guatemala — tipo de cambio de referencia para el diferencial cambiario.