Facturación Electrónica en Línea (FEL) de Guatemala en Odoo 18

1.Cómo usar este manual

Qué cubre, para quién está escrito y de dónde salieron las pantallas que ilustran cada paso.

Este manual explica cómo emitir facturación electrónica en línea (FEL) de Guatemala desde Odoo 18: cómo se configura el certificador, cómo se emite cada tipo de documento tributario electrónico, qué hacer cuando la SAT rechaza un documento, cómo se anula y cómo funciona todo esto dentro del punto de venta.

Cubre dos módulos que trabajan juntos:

Está pensado para tres perfiles:

• El cajero o facturador — capítulos 14 a 18 y 22 a 26: emitir, anular y devolver.
• El contador — capítulos 19 a 21 y 27: anulaciones, errores de la SAT, contingencia y monitoreo de los documentos certificados.
• Quien implementa — capítulos 4 a 13: la lista completa de configuración, campo por campo, con las reglas que la SAT valida en cada uno.

1.1 Convenciones

2.Qué es la FEL y cómo funciona

El circuito completo, desde que usted presiona «Confirmar» hasta que el cliente puede verificar su factura en el portal de la SAT.

La Facturación Electrónica en Línea es el régimen con el que la SAT sustituyó las facturas preimpresas. Bajo la FEL, un documento no existe legalmente hasta que un certificador autorizado lo firma y lo registra ante la SAT, y eso ocurre en el momento mismo de emitirlo, no al final del mes.

2.1 Los actores

2.2 El circuito de una factura

Los cinco pasos ocurren en un solo clic y tardan típicamente entre uno y tres segundos. Si algo falla en el paso 3 o 4 —un dato mal capturado, el certificador caído, la conexión perdida— Odoo no deja a medias el documento: lo detiene, lo difiere para reintentarlo o lo pasa a contingencia, según el tipo de falla y la configuración. Los capítulos 20 y 21 explican esos tres caminos.

2.3 Los datos que devuelve la SAT

Cuando la certificación tiene éxito, el documento queda marcado con cuatro datos que ya no cambian y que son los que el cliente y la SAT reconocen:

2.4 Verificación pública

Todo DTE se puede verificar sin contraseña. Odoo deja los dos accesos a un clic en la barra de botones de la factura certificada:

• PDF certificador — descarga el PDF que emite el certificador (INFILE, Megaprint, Digifact o G4S) con el diseño oficial del proveedor.
• PDF SAT — abre el verificador público de la SAT (felpub.c.sat.gob.gt) con el número de autorización, el NIT emisor, el NIT receptor y el monto precargados.

3.Los dos módulos y su alcance

Qué instala cada uno, de qué depende y qué aparece en pantalla después de instalarlo.

3.1 multicert_felgt — el motor de la FEL

Es el módulo principal. Trabaja sobre las facturas de cliente, las facturas de proveedor (para la factura especial), las notas de crédito y débito y los recibos.

Depende de account, sale, base_setup y web, y necesita las librerías de Python img2pdf y fpdf instaladas en el servidor. La localización contable de Guatemala (l10n_gt) no es una dependencia del módulo, pero es la que trae el plan de cuentas y los impuestos que usa este manual.

3.2 pos_multicert_felgt — la FEL en el punto de venta

Certifica cada venta del punto de venta en el momento del cobro, imprime el ticket con los datos del DTE y el código QR de verificación, y agrega a la caja las operaciones que antes obligaban a ir al backend: anular el DTE, emitir la nota de crédito de una devolución y trabajar en contingencia cuando no hay Internet. También permite restringir qué productos se venden en cada caja.

Depende de point_of_sale, account_tax_python y del propio multicert_felgt.

4.Puesta en marcha: lista de verificación

El orden en que conviene configurar, con el capítulo donde se explica cada paso.

Una implementación de FEL que sale bien a la primera sigue este orden. Cada línea es un requisito de la siguiente.

1. Contrate al certificador y pida las credenciales del ambiente de pruebas y las de producción. Pida también el código de establecimiento de cada sucursal (lo asigna la SAT, no el certificador).
2. Complete los datos de la empresa: NIT, nombre inscrito, dirección, correo y personería jurídica. → capítulo 5
3. Cargue las credenciales del certificador en Ajustes y active la emisión. → capítulo 6
4. Revise las opciones generales: moneda del DTE, redondeo, descripción de línea. → capítulo 7
5. Cree un diario por cada tipo de documento que vaya a emitir y actívele la generación de FEL. → capítulo 8
6. Asigne las frases que correspondan a su régimen tributario en cada diario. → capítulo 9
7. Verifique impuestos y posiciones fiscales: el IVA debe estar marcado como impuesto FEL. → capítulo 10
8. Revise los contactos: NIT sin guiones, DPI o pasaporte en su campo, un solo Consumidor Final. → capítulos 12 y 13
9. Dé permisos a los usuarios que facturan y a los que pueden anular. → capítulo 29
10. Emita una factura de prueba contra el ambiente de pruebas y verifíquela en el portal del certificador antes de cambiar a producción. → capítulo 14

5.Datos de la empresa emisora

Los campos de la compañía que viajan dentro del XML y que la SAT valida uno por uno.

La SAT compara los datos del emisor con su registro. Si el nombre o la dirección no coinciden con lo inscrito, rechaza el documento. Estos campos se llenan en Ajustes › Usuarios y compañías › Compañías.

5.1 Campos obligatorios

Odoo los revisa antes de enviar nada al certificador y detiene la confirmación si falta alguno:

5.2 Campos propios de la FEL

Están en la pestaña Configuración Certificador FEL Guatemala de la compañía. Varios se repiten en los Ajustes de contabilidad (capítulos 6 y 7): son el mismo dato visto desde dos lugares.

6.Credenciales del certificador

Los cinco certificadores soportados y qué dato pide cada uno.

La configuración de FEL de uso diario vive en Contabilidad › Configuración › Ajustes, en el bloque Facturación Electrónica. El bloque solo aparece si la compañía es de Guatemala. Los mismos datos se ven también en la ficha de la compañía (capítulo 5).

6.1 Elegir el certificador

El desplegable Certificador a utilizar define contra qué proveedor se firma. Al elegirlo, Odoo muestra únicamente el bloque de credenciales de ese proveedor y oculta los demás.

6.2 INFILE paso a paso

Es el certificador más usado en Guatemala, y el que ilustra este manual.

7.Opciones generales de FEL

Cómo se arma el contenido del DTE: moneda, decimales, descripción de las líneas y qué hacer cuando algo falla.

Estas opciones están en el mismo bloque Facturación Electrónica y afectan a todos los documentos de la compañía.

7.1 Moneda del documento

Un contacto puede tener su propia preferencia: en la ficha del cliente, Moneda de facturación en base al documento hace que sus DTE salgan siempre en la moneda del documento aunque la compañía convierta, y Moneda de facturación le propone esa moneda al elegirlo en una factura.

7.2 Descripción y unidad de medida de las líneas

7.3 Qué hacer cuando la certificación falla

7.4 Otras opciones

• Nombre del Documento Establecido por FEL — renombra el asiento contable como DTE- en vez de la secuencia de Odoo.
• Código Establecimiento — el de la compañía, usado cuando el diario no define el suyo.
• Permitir anulación extemporánea — capítulo 19.
• Vigencia frase de NCRE fuera de plazo — fecha desde la que el módulo agrega la frase de tipo 9, escenario 22, a las notas de crédito tardías. Viene con el 29/10/2026, fecha en que la SAT empezó a exigirla (capítulo 18).
• Mostrar Columna de Descuento — bloque Configuración Factura: agrega la columna de descuento a la factura impresa.

8.Los diarios FEL

Un diario por tipo de documento: dónde se activa la FEL, qué establecimiento usa y qué frases lleva.

En Odoo, el diario es lo que decide si una factura se certifica o no. La configuración está en Contabilidad › Configuración › Diarios, pestaña Configuración FEL Guatemala, que aparece únicamente en diarios de venta y de compra de una compañía guatemalteca.

8.1 Un diario por tipo de documento

La forma recomendada de trabajar es un diario por cada tipo de DTE. Así el usuario elige el diario y el tipo de documento sale correcto sin pensar:

8.2 Los campos de la pestaña

8.3 Contingencia

Los campos del grupo Contingencia FEL GT (activar contingencia manualmente, rango inicial, rango final y número actual) guardan el bloque de números de acceso que la SAT entrega para emitir sin conexión. Deben estar entre 100000000 y 999999999. El capítulo 21 explica cómo se usan.

8.4 Adendas

Una adenda es información adicional que viaja en el DTE sin efecto tributario, pensada para que el receptor la procese automáticamente. Se activa con Adenda Activa y aparece entonces la sub-pestaña Adendas, donde se eligen los datos a incluir:

9.Las frases FEL

Qué son, cuáles le tocan a su empresa y qué pasa si faltan.

Las frases son leyendas normadas por la SAT que declaran el régimen tributario del emisor y las exenciones que aplican al documento. Van dentro del XML como un código de tipo y un código de escenario, y se imprimen al pie de la factura y del ticket. Si falta una frase obligatoria para su régimen, la SAT rechaza el DTE.

9.1 Los nueve tipos

9.2 Cómo se asignan

Las frases se configuran en el diario y de ahí se copian a cada factura nueva. En la factura se ven —y se pueden ajustar caso por caso mientras está en borrador— en la pestaña FEL, grupo Frases FEL.

Si cambia el diario de una factura en borrador, Odoo 18 reemplaza solo las frases que había puesto el diario anterior y conserva las que usted agregó a mano. Así no se pierde una frase de exención capturada para ese documento en particular.

10.Impuestos y posiciones fiscales

Cómo se traducen los impuestos de Odoo a los impuestos que entiende la SAT.

El XML del DTE no lleva «IVA por ventas 12%»: lleva un nombre de impuesto del catálogo de la SAT y su monto. La traducción se define en cada impuesto, en Contabilidad › Configuración › Impuestos.

10.1 Campos FEL del impuesto

10.2 Posiciones fiscales

Una posición fiscal cambia los impuestos según el tipo de cliente. Para la FEL, lo relevante es la casilla Exención De IVA: marca la posición como exenta, de modo que los documentos de esos clientes salgan sin IVA y con la frase de exención correspondiente.

11.Tipos de DTE y cómo se eligen

Los tipos de documento que emite el módulo y las tres cosas que deciden cuál sale.

11.1 El catálogo

11.2 Quién decide el tipo

El campo Tipo de Factura de la factura es el que manda en el XML, pero su valor se calcula en cascada:

Hay tres casos que Odoo fija solo:

• Una nota de crédito creada con el botón Nota de crédito de una factura certificada nace como NCRE y ya enlazada a la factura de origen.
• Una rectificativa de cliente creada desde cero nace como NABN; cámbiela a NCRE si lo que quiere es una nota de crédito.
• Una factura de proveedor nace como FESP, que es el único tipo que se emite desde compras.

11.3 Estados de la certificación

Independiente del estado contable (borrador, registrado, cancelado), cada documento tiene su Estado certificación FEL, que en Odoo 18 se ve también como Estado FEL en la cabecera de la factura:

12.Contactos: NIT, DPI, pasaporte y CF

Cómo se identifica al receptor y qué reglas de la SAT dependen de esa identificación.

El receptor es el dato que más rechazos provoca. La SAT valida que exista, que el nombre coincida con su registro y que el tipo de identificación sea coherente con el monto del documento.

12.1 Las formas de identificar al receptor

En Odoo 18 la ficha del contacto tiene un campo para cada documento. El módulo decide cuál envía con esta regla:

12.2 Consumidor Final

Cuando el cliente no se identifica, el DTE se emite a Consumidor Final: el NIT viaja como CF y el nombre como el del contacto.

12.3 Reglas nuevas para Consumidor Final

Las Reglas y Validaciones 2.1 de la SAT endurecieron el tratamiento del receptor CF. El módulo las aplica y las explica en pantalla:

12.4 Contacto con DPI

Una persona sin NIT se factura con su DPI: deje el NIT vacío y escriba los trece dígitos del CUI en el campo DPI. Así puede recibir documentos por más de Q2,500.00 sin ser Consumidor Final.

12.5 Contacto extranjero

La casilla Es Extranjero marca al receptor del exterior y vuelve obligatorios, en la pestaña Información Exportación, el nombre y la dirección del consignatario; al marcarla, Odoo los propone con el nombre y la dirección del contacto. Los datos del consignatario (nombre, dirección, código y país) son los que exige la factura de exportación, y se heredan a los contactos hijos de la misma empresa.

12.6 Otros campos FEL del contacto

• NIT Contacto — aparece en los contactos hijos y permite que una sucursal o persona de contacto facture con un NIT distinto al de la empresa matriz.
• Moneda de facturación y Moneda de facturación en base al documento — capítulo 7.

13.Verificación del NIT y del DPI del receptor

Cómo evitar rechazos por un NIT o un nombre equivocado cuando la versión no consulta al certificador.

Odoo 18 no consulta el NIT ni el DPI en línea: el módulo que lo hace solo existe para Odoo 19. En esta versión el NIT, el nombre y el DPI se capturan a mano en el contacto, y quien comprueba que existen es la SAT en el momento de certificar. Si el NIT no está inscrito, la SAT rechaza el documento con un error como FEL-GUI-18 … El NIT del Receptor [99999999] es inválido (capítulo 20).

13.1 Rutina recomendada al crear un cliente

1. Pida el NIT al cliente y verifíquelo en la Agencia Virtual o en el servicio de consulta de su certificador; copie el nombre exactamente como está inscrito.
2. Escriba el NIT sin guiones ni espacios. El módulo los quita al armar el XML, pero así se evitan duplicados al buscar.
3. Si el cliente no tiene NIT, deje el NIT vacío y llene DPI (trece dígitos) o, si es extranjero, Pasaporte.
4. Use un único contacto Consumidor Final con NIT CF.

13.2 Contactos duplicados

Al guardar un contacto, Odoo avisa si ya existe otro con el mismo NIT. En Odoo 18 el módulo afina ese aviso: cuando el contacto tiene DPI o pasaporte, solo lo considera duplicado si también coinciden esos datos, de modo que varias personas identificadas con DPI no aparecen como duplicadas entre sí.

14.Emitir una factura electrónica

El procedimiento completo, qué revisar antes de confirmar y qué queda guardado después.

14.1 Paso a paso

1. Vaya a Contabilidad › Clientes › Facturas y pulse Nuevo.
2. Elija el cliente. Si es nuevo, créelo primero con el NIT y el nombre inscrito (capítulos 12 y 13).
3. Confirme el diario. Es lo que decide si el documento se certifica, con qué código de establecimiento y con qué frases.
4. Revise el Tipo de Factura en la pestaña FEL.
5. Verifique la fecha de vencimiento: es obligatoria para la FEL y Odoo detiene la confirmación si falta.
6. Capture las líneas con su producto, cantidad, precio e impuestos.
7. En la pestaña FEL, revise las frases.
8. Pulse Confirmar. La certificación ocurre en ese momento.

14.2 Qué revisa Odoo antes de enviar

Si algo falta, la confirmación se detiene con un mensaje concreto y no se envía nada al certificador:

• ID de la empresa (nombre inscrito), correo, NIT y dirección de la empresa emisora.
• Fecha de vencimiento de la factura.
• Nombre del receptor.
• Tipo de factura distinto de «Ninguno».
• Límite de Q2,500.00 cuando el receptor es CF.
• Que el tipo de documento sea válido para el receptor (nada de notas a CF).
• En las notas de abono, que esté elegida la naturaleza de la operación (capítulo 18).

14.3 La pestaña FEL

Es el expediente electrónico del documento. Aparece en facturas de cliente, facturas de proveedor y notas de crédito, siempre que el diario tenga la FEL activa.

14.4 Facturas históricas sin certificar

Al migrar de otro sistema hay que cargar facturas que ya fueron certificadas antes. Para eso se usa un diario con la generación de FEL desactivada: las facturas se registran normalmente, quedan en estado Sin certificar y nunca se envían a la SAT. En esos documentos no aparece la pestaña FEL.

15.Factura cambiaria y de exportación

Dos variantes de la factura con requisitos propios de la SAT.

15.1 Factura cambiaria (FCAM)

Documenta una venta al crédito como título de crédito. Se emite igual que una factura normal, pero con el tipo FCAM. El módulo agrega al XML el complemento cambiario con un abono por el total de la factura y la fecha de vencimiento de la factura.

15.2 Factura de exportación (FEXP)

Para ventas al exterior. Además de los datos normales, la SAT exige identificar al exportador y al consignatario, y el DTE lleva el complemento de exportaciones.

16.Factura especial

El documento que emite el comprador cuando el vendedor no puede facturar.

La factura especial (FESP) la emite quien compra, por cuenta de quien vende, cuando este último no está inscrito o se niega a facturar. Contablemente es una compra, y por eso en Odoo se registra desde Contabilidad › Proveedores › Facturas, en un diario de compra con FEL activa.

16.1 Requisitos y retenciones

• Un diario de compra con Generación de Facturación Electrónica activada y Tipo de Factura por Defecto = Factura Especial.
• La frase de tipo 5 en ese diario.
• El vendedor identificado con su DPI o NIT en la ficha del proveedor.

El módulo arma solo el complemento de retenciones de la factura especial: calcula la retención de ISR al 5 % sobre la base sin IVA, sin monto mínimo, declara como retención de IVA el IVA del documento y envía el total menos retenciones.

17.Recibos electrónicos

Recibo, recibo por donación y recibo por anticipo.

El recibo documenta un cobro que no constituye factura. Se emite desde un diario de venta con la casilla ¿Es recibo? activada.

Dentro del recibo, el campo Tipo de Documento del grupo Adicionales FEL distingue las tres variantes. En los recibos viaja además el tipo de personería de la compañía (capítulo 5).

18.Notas de crédito, débito y abono

Cómo corregir un DTE ya certificado sin anularlo.

18.1 Nota de crédito (NCRE)

Rebaja un documento anterior: devoluciones, descuentos posteriores, correcciones de precio. Se crea con el botón Nota de crédito de la factura original, que abre el asistente estándar de Odoo. Después:

1. Elija el diario de notas de crédito con FEL activa.
2. En la pestaña FEL, grupo Adicionales FEL, confirme que el Tipo de Factura sea Nota de Crédito y que NC Documento origen apunte a la factura corregida. El asistente ya deja ambos datos puestos.
3. Ajuste las líneas a lo que realmente se devuelve.
4. Confirme.

18.2 Nota de débito (NDEB)

Aumenta un documento anterior: intereses, fletes cobrados después, ajustes al alza. Se genera con el botón Nota de débito que el módulo agrega a las facturas registradas. El botón abre una factura nueva en el mismo diario, ya enlazada al documento de origen (ND Documento origen) y con el tipo Nota de Débito.

18.3 Nota de abono (NABN)

Se crea como rectificativa de cliente —que en Odoo nace ya con el tipo NABN—. Al elegir ese tipo, la pestaña FEL pide la Naturaleza de la operación, que es obligatoria:

• Vendedor intermediario de productos agropecuarios, artesanales y productos reciclados — frase de tipo 9, escenario 16.
• Documento de rebaja de inventarios — frase de tipo 9, escenario 17.

Odoo agrega sola la frase que corresponde y no permite usar esas dos frases en ningún otro tipo de documento. Si en la compañía está configurado el Impuesto NABO, las líneas de la nota de abono lo llevan en lugar de los impuestos originales.

19.Anulación de un DTE ante la SAT

El concepto de anulación, los plazos por tipo de receptor y la anulación extemporánea.

Anular un DTE no es borrarlo: es enviar a la SAT una solicitud de anulación que queda registrada junto al documento original. Un DTE anulado sigue existiendo, con estado «anulado».

19.1 Cómo se anula

1. Abra el documento certificado.
2. Pulse Cancelar FEL en la barra de botones. Solo aparece en documentos registrados y certificados.
3. Elija el Concepto de anulación del catálogo de la SAT.
4. Escriba el Detalle (obligatorio si el concepto es «Otros»).
5. Pulse Anular DTE.

19.2 El catálogo de conceptos

En el desplegable del asistente los conceptos aparecen por su nombre, sin el código. El texto que viaja a la SAT se arma como 008 Datos incorrectos del receptor - NIT del receptor capturado con error, es decir código, etiqueta y detalle, recortado a 250 caracteres.

19.3 Qué pasa al anular

Odoo envía la solicitud, espera la confirmación del certificador y solo entonces marca el documento. Si el certificador no confirma, el documento no se marca como anulado y se avisa con el mensaje «La anulación no fue confirmada por el certificador»: es deliberado, para que nunca queden desalineados Odoo y la SAT. Con la anulación confirmada, la factura pasa a Cancelado, se deshacen las conciliaciones con sus pagos y, si la factura venía del punto de venta, también se anula la orden de la caja.

19.4 Los plazos

En los documentos a Consumidor Final, la pestaña FEL muestra el campo Límite de anulación con la fecha exacta. Pasado ese día, Odoo bloquea el envío con un mensaje que explica la regla.

19.5 Anulación extemporánea

Si necesita anular fuera de plazo, active Permitir anulación extemporánea en los ajustes. Con esa opción, Odoo envía la solicitud igual, deja constancia en el chatter y marca el documento como Anulación extemporánea pendiente: la SAT traslada la petición a su proceso de autorización, que resuelve la Administración Tributaria.

20.Cuando la certificación falla

Errores de la SAT, reintentos automáticos y cómo volver a certificar.

Hay dos familias de fallo, y Odoo 18 las trata distinto:

20.1 Comportamiento por defecto

En una factura normal, si la SAT rechaza el documento la confirmación se detiene y se muestra el error tal como lo devolvió el servicio. Nada queda a medias. Si está activa la opción Publicar asiento con errores SAT, la factura queda registrada con el estado Error en datos FEL para corregirla después.

20.2 Certificación diferida

Para las ventas del sitio web —donde interrumpir el pedido es peor que retrasar la factura— la opción Diferir certificación FEL en ecommerce cambia esa conducta: el asiento se publica, el documento queda Pendiente de certificar y una tarea programada reintenta cada 15 minutos hasta agotar los intentos configurados. Cuando se agotan, pasa a Error en datos FEL y se crea una actividad para el comercial de la factura o para el Responsable de alertas FEL.

Cada intento se registra en la pestaña FEL y en el chatter, con el número de intento y el texto del error.

20.3 Volver a certificar

Corrija el dato —en el ejemplo, el NIT del contacto— y pulse Certificar FEL: el contador de intentos se reinicia y el documento se envía de nuevo.

20.4 La bitácora de envíos

FE-SAT › Solicitudes de API › Solicitudes API FEL guarda cada llamada al certificador con su contenido. Es la evidencia para reclamar a un proveedor. La misma bitácora está en Ajustes › Usuarios y compañías › FEL Logger.

20.5 DTE certificados que no llegaron a guardarse

Puede ocurrir que el certificador emita el DTE pero que la factura no termine de guardarse en Odoo por un error posterior (una caída del servidor, un problema contable). Para no perder ese documento, Odoo 18 lo guarda en un resguardo aparte, FE-SAT › Documentos Electrónicos › DTE sin registrar:

• Si la factura sigue en borrador, muestra un aviso: al confirmarla se reutiliza ese DTE y no se emite uno nuevo, siempre que el contenido no haya cambiado. El chatter lo deja dicho: «Se reutilizó el DTE … certificado en un intento anterior que no llegó a guardarse».
• Si la factura ya no existe, el encargado anula el DTE con el certificador y lo marca con Marcar como descartado.

21.Contingencia FEL

Seguir facturando cuando no hay Internet o el certificador está caído.

La SAT contempla que el emisor pueda quedarse sin servicio. Para eso entrega bloques de números de acceso: correlativos de nueve dígitos que identifican provisionalmente al documento mientras no se puede certificar. El cliente se lleva su comprobante con ese número, y el DTE se certifica después.

21.1 Configuración

En la pestaña Configuración FEL Guatemala del diario, grupo Contingencia FEL GT:

21.2 Cómo entra un documento en contingencia

• A propósito: el diario tiene activada la contingencia manual.
• Automáticamente: el certificador no respondió en 60 segundos o la conexión falló. El chatter lo dice: «La factura no pudo ser enviada a la SAT y se ha colocado en contingencia».

21.3 Qué ocurre en contingencia

1. El documento se publica con estado Contingencia FEL, la cinta CONTINGENCIA FEL y un número de acceso del rango del diario.
2. Si está activa la opción Nombre del Documento Establecido por FEL, el asiento se llama DTE-.
3. El enlace PDF SAT y el QR apuntan al verificador de la SAT en modo contingencia.
4. Cada diez minutos, una tarea programada intenta certificar los documentos en contingencia. Al lograrlo, el documento pasa a Certificada y obtiene su número de autorización definitivo.

21.4 Tope de reintentos y avisos

Odoo 18 no reintenta para siempre: algunos certificadores bloquean al emisor que les envía una y otra vez la misma petición con error.

22.Punto de venta: configuración

Qué hay que dejar listo para que cada cobro salga certificado y el ticket sirva como factura electrónica.

En el punto de venta, la FEL no es un paso aparte: cada venta se certifica al cobrar y el ticket que imprime la caja es la representación impresa del DTE. Para que eso ocurra hacen falta tres cosas.

22.1 Lo que decide que un punto de venta emita FEL

22.2 Opciones de facturación electrónica

Están en Punto de venta › Configuración › Ajustes, bloque Opciones Facturación Electrónica. El bloque solo aparece si el diario de facturación tiene la FEL activa y solo lo ven los gerentes del punto de venta.

22.3 Contingencia, anulaciones y caja

22.4 Productos por punto de venta

En Odoo 18 la ficha del producto tiene el campo Puntos de venta. Si se llena, el producto solo se carga y solo se puede buscar en esas cajas; si se deja vacío, está disponible en todas. Sirve para que cada tienda venda únicamente su surtido.

23.Punto de venta: la venta diaria

De abrir la caja a entregar el ticket con el número de autorización.

23.1 Abrir la caja

23.2 Capturar la venta

23.3 Elegir el cliente

Si la venta es a Consumidor Final no hay que hacer nada: el cliente por defecto se asigna solo al entrar a la pantalla de pago. Cuando el cliente pide factura con NIT, se busca con el botón Cliente o se crea en el momento con Crear.

23.4 Cobrar y certificar

Al pulsar Validar, el punto de venta comprueba primero que hay conexión con el servidor; si la hay, crea la factura, la certifica y trae de vuelta el número de autorización, la serie y el número del DTE para imprimirlos en el ticket. Todo eso ocurre antes de que aparezca la pantalla del recibo. La caja ignora los clics repetidos en Validar mientras certifica, para no emitir dos DTE por la misma venta. Si el certificador rechaza el documento, aparece el aviso ERROR DE FEL con el mensaje de la SAT.

23.5 El ticket como representación del DTE

23.6 Consultar ventas ya certificadas

En el menú de la caja (☰) elija Órdenes y cambie el filtro a Pagado.

24.Punto de venta: anulaciones y devoluciones

Las dos formas de deshacer una venta y cuál corresponde en cada caso.

24.1 Anular desde la caja

1. Entre a Órdenes y cambie el filtro a Pagado.
2. Ubique la venta. En la columna Anular Factura está el botón rojo de anulación; solo aparece para cajeros con permiso de anulación.
3. Si el cajero tiene activado el motivo, escriba el motivo de la anulación y pulse Aplicar; si no, confirme la pregunta «¿Esta seguro de Anular la Factura?».

Al confirmar, el sistema anula el DTE ante la SAT y, según la configuración del capítulo 22, cancela el albarán, revierte el pago y deja la orden cancelada. Las órdenes anuladas se consultan con el filtro Canceladas, que agrega este módulo.

24.2 Devolución con nota de crédito

Para una devolución, seleccione la venta en Órdenes, marque las líneas y la cantidad que regresa y pulse Reembolso. Con Forzar Devolución hacia Pago activo, la caja pasa directo a la pantalla de pago; al validar se genera la nota de crédito electrónica enlazada al DTE original.

También se puede generar desde el backend: en Punto de venta › Órdenes › Órdenes, el botón Nota de Crédito de una orden facturada crea la devolución completa, la cobra y la certifica en un solo paso. El sistema impide emitirla dos veces sobre la misma orden.

24.3 Cómo se ve en el backend

25.Punto de venta: contingencia

Vender sin Internet y certificar después, sin detener la caja.

La caja es donde la contingencia importa de verdad: una tienda no puede dejar de vender porque se cayó el enlace. El módulo cubre dos situaciones.

25.1 Contingencia automática

Al validar una venta, el punto de venta intenta contactar al servidor. Si no lo consigue y la contingencia está habilitada, toma automáticamente el siguiente número de acceso del rango, cierra la venta e imprime el ticket con ese número. Nadie tiene que hacer nada.

Si la contingencia no está habilitada, la venta no se cierra y aparece el aviso ERROR DE VALIDACIÓN DE FACTURACIÓN: «Debe estar en línea para poder continuar, ya que no tiene la contingencia activa». Si el rango se agotó, el aviso es ERROR DE VALIDACIÓN DE NUMERO DE CONTINGENCIA.

25.2 Contingencia global

Cuando ya se sabe que el certificador está caído, no tiene sentido que cada venta intente conectarse y espere el fallo. El modo de contingencia global hace que todas las ventas salgan directamente en contingencia. Es una marca que se guarda en la configuración del punto de venta, de modo que sobrevive a un cierre del navegador. En Odoo 18 no tiene un botón en la caja: la activa y la desactiva el administrador o el soporte desde el servidor.

25.3 Qué pasa después

Las ventas quedan en el backend con estado Contingencia FEL y el número de acceso de la caja. La tarea programada las certifica cuando el servicio vuelve —con el tope de reintentos del capítulo 21— y entonces obtienen su número de autorización definitivo.

26.Punto de venta: permisos del cajero

Quién puede anular, quién debe justificar y qué caja ve cada usuario.

El módulo agrega a la ficha de cada usuario (Ajustes › Usuarios), pestaña FEL, los permisos propios de la caja:

27.Monitoreo: el menú FE-SAT

El tablero desde el que se controla, todos los días, qué se certificó y qué quedó pendiente.

La aplicación FE-SAT agrupa todos los documentos electrónicos, sin importar el diario ni el tipo. Está reservada al grupo Encargado Factura Electronica.

27.1 Documentos electrónicos

27.2 Rutina diaria sugerida

1. Abrir Documentos con Error. Si hay algo, corregirlo y pulsar Certificar FEL.
2. Abrir Documentos en Contingencia. Si hay documentos de días anteriores o con el aviso de contingencia sin resolver, revisar el servicio del certificador y usar Certificar ahora.
3. Revisar que DTE sin registrar esté vacío.
4. Al cierre del mes, contrastar Documentos Certificados contra el libro de ventas y contra lo que muestra la Agencia Virtual de la SAT.

27.3 Sesiones y órdenes del punto de venta

28.La factura impresa y la cuenta ajena

La representación gráfica del DTE y el cobro por cuenta de terceros.

28.1 La representación impresa

El DTE legalmente es el XML; lo que se le entrega al cliente es su representación gráfica. Cuando el documento está certificado, el botón Imprimir de Odoo agrega a la factura los datos fiscales: serie y número del DTE, número de autorización, fecha de certificación, certificador con su NIT, las frases del régimen y el código QR de verificación.

28.2 Los diseños FEL

La pestaña Diseño de Factura FEL Guatemala de la compañía controla el aspecto de la factura impresa. Con Usar como Plantilla Predeterminada activo, los documentos certificados se imprimen con el diseño FEL en lugar del estándar de Odoo.

Cada factura tiene además el campo Plantilla Factura, junto a la fecha, para elegir un diseño distinto en un documento concreto.

28.3 Cobros por cuenta ajena

Algunas empresas cobran, dentro de su factura, montos que no son ingreso propio: derechos arancelarios, tasas de terceros, cobros por cuenta de otro contribuyente. La SAT lo contempla como cuenta ajena y exige detallar cada documento de tercero en un complemento del DTE.

Se habilita en la compañía, grupo Configuración Cuenta Ajena, indicando el producto que representa el cobro y, si se desea, un NIT y una descripción por defecto. En las facturas de cliente aparece entonces el botón Cuenta Ajena.

Al confirmar la factura, el DTE viaja con el complemento CobroXCuentaAjena, con un ítem por documento de tercero. Después de certificar, Odoo agrega a la factura la línea Cobros por Cuenta Ajena, sin impuestos, por la suma de las bases.

29.Usuarios, permisos y automatizaciones

Quién puede hacer qué, y qué hace el sistema solo.

29.1 Los grupos de seguridad

29.2 Tareas programadas

30.Problemas frecuentes

Los avisos que más aparecen y qué hacer con cada uno.

31.Anexos

Referencia rápida para consultar sin leer el capítulo completo.

31.1 Tipos de DTE

31.2 Estados de certificación

31.3 Conceptos de anulación (catálogo SAT)

31.4 Tipos de frase

31.5 Campos técnicos más consultados

31.6 Glosario

31.7 Enlaces útiles

• Verificador público de DTE de la SAT — comprobar un documento por su número de autorización.
• Agencia Virtual de la SAT — consulta de documentos emitidos y recibidos y del NIT de un contribuyente.
• Portal de su certificador — consumo de créditos, estado del servicio, vigencia de la firma y descarga de XML.